Рекомендації щодо зберігання кадрових документів з електронним підписом

Частково так, достатньо зберігати сам електронний документ з КЕП, але він має зберігатися так, щоб можна було перевірити цілісність і підписи протягом усього строку зберігання, при цьому кадрові документи тривалого та постійного строку потрібно зберігати і в електронній, і в паперовій формі, з обов’язковим резервним копіюванням.

Обґрунтування

1. Що саме зберігати: файл, протокол, сертифікати
Електронним оригіналом є файл з усіма накладеними КЕП та, за наявності, кваліфікованою електронною позначкою часу, який дає змогу перевірити цілісність документа і підписів у встановленому форматі за ст. 5, 6 та 13 Закону № 851.
Рекомендовано:

• зберігати:
  • сам підписаний файл у «рідному» форматі сервісу (щоб перевіряти КЕП);
  • візуальне подання для швидкого перегляду (PDF);
  • протокол підписання / технічні відомості про підписи і сертифікати (експортувати з Вчасно та зберігати разом з файлом документа);
• не обов’язково друкувати ці протоколи, якщо документ не належить до категорії постійного чи тривалого зберігання понад 10 років.

2. Строк та середовище зберігання електронних кадрових документів
Строк зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж для відповідних паперових документів, а зберігання здійснюється так, щоб можна було відновити документ у форматі створення, відправлення чи одержання і встановити його походження, призначення, дату та час відправлення / одержання за ст. 13 Закону № 851.
З урахуванням цього:

• строки зберігання для кадрових документів визначають за Переліком № 578/5 (особові справи, заяви про прийняття, накази щодо прийняття тощо — до 75 років, багато інших кадрових документів — 5–10 років), при цьому за п. 1.8 Переліку № 578/5 строки для електронних документів дорівнюють строкам паперових;
• документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання потрібно зберігати одночасно:
  • в електронній формі;
  • у паперовій формі як засвідчену паперову копію електронного документа, що прямо вимагає п. 4 розд. І Порядку № 1886/5;
• оптимальне середовище:
  • корпоративний файловий сервер або спеціалізована інформаційна автоматизована система, яка забезпечує повний електронний документообіг та оперативне зберігання документів там, де вони створені, що відповідає вимогам п. 7 розд. І Порядку № 1886/5;
  • за потреби — послуги надійних зовнішніх сховищ (хмарний архів), але з контролем доступу й можливістю перевірки КЕП.

3. Резервне копіювання та дії на випадок втрати доступу до сервісу Вчасно
Закон вимагає дублювати електронні документи, якщо один носій не може забезпечити зберігання протягом усього строку, та здійснювати періодичне копіювання на інші носії ст. 13 Закону № 851. Практично варто:

1. Регулярно експортувати з Вчасно:
   • оригінальні файли документів з КЕП;
   • протоколи підписання / технічні дані підписів.
2. Зберігати ці файли:
   • на основному корпоративному сервері / в ІАС;
   • на окремому резервному носії (інший сервер, хмарне сховище, за потреби — додаткові зашифровані носії).
3. Планувати резервне копіювання:
   • налаштувати автоматичні бекапи архівних папок із документами і протоколами;
   • перевіряти час від часу «читаність» файлів і можливість перевірки КЕП.
4. Перед припиненням співпраці з Вчасно:
   • завчасно вивантажити повний архів документів та журналів / протоколів підписання;
   • зафіксувати в інструкції з діловодства, хто, як і з якою періодичністю це робить.

4. Чи потрібно дублювати електронні кадрові документи на папері
Підприємства, де є електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого зберігання у двох формах — паперовій та електронній, а документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі створювати не обов’язково п. 4 розд. І Порядку № 1886/5.
Практично:

• накази про прийняття, переведення, звільнення, особові картки, заяви про прийняття та інші документи, що входять до особових справ працівників (75 років зберігання), потрібно:
  • зберігати в електронній формі (файли з КЕП + протоколи підписання);
  • роздрукувати і засвідчити як паперові копії та зберігати в архіві;
• документи зі строком зберігання до 10 років (наприклад, частина заяв, графіки відпусток тощо) можна зберігати лише в електронній формі, без обов’язкового друку.

5. Типові помилки при зберіганні е‑підписаних кадрових документів
Найпоширеніші помилки, яких слід уникати:

• зберігання тільки «картинки» документа (PDF без можливості перевірити КЕП), без оригінального файлу з підписами;
• відсутність системного резервного копіювання, коли весь архів фактично перебуває лише в одному сервісі (Вчасно) або на одному фізичному носії;
• неузгодженість строків зберігання електронних кадрових документів із Переліком № 578/5, особливо щодо довгострокових документів (особові справи, накази по особовому складу);
• відсутність внутрішньої інструкції / положення про електронний документообіг і електронний архів, де:
  • не визначені формати файлів зберігання;
  • не описано порядок вивантаження документів з Вчасно;
  • не врегульовано створення і засвідчення паперових копій;
• зберігання архіву на ненадійних носіях без резерву (лише флешка, робочі комп’ютери без бекапів), що прямо суперечить вимозі забезпечити цілісність і доступність електронних документів упродовж усього строку зберігання за ст. 13 Закону № 851.

Рекомендація:

Закріпіть у власній інструкції з діловодства порядок роботи з документами, підписаними у Вчасно: формат збереження (оригінальний файл + PDF + протокол), правила друку паперових копій для документів тривалого зберігання, місця зберігання і схему резервного копіювання, щоб виконати вимоги ст. 13 Закону № 851 та п. 4 розд. І Порядку № 1886/5 і уникнути втрати юридично значимих кадрових документів.

Належна організація електронного архіву з кадро-документами Вчасно полягає в поєднанні правильних форматів файлів, дублювання довгострокових документів на папері та надійного резервного копіювання.