Доведення надсилання зміни облікових даних через реєстрацію документів

Частково так, запис у Журналі вихідної кореспонденції підтверджує лише факт підготовки та реєстрації документа, але без поштової квитанції чи іншого доказу відправлення його недостатньо, щоб упевнено довести саме надсилання до ТЦК.

Обґрунтування

1. Обов’язок роботодавця – надіслати повідомлення у визначений строк Відповідно до п. 34 Порядку № 1487, роботодавець зобов’язаний надіслати до відповідного ТЦК повідомлення про зміну облікових даних у встановлений строк, але норма не вимагає гарантувати фактичне вручення. Під час перевірки саме роботодавець повинен довести, що повідомлення було своєчасно надіслано.

2. Що вважається належним доказом надсилання Для підтвердження виконання обов’язку доцільно мати комплекс доказів:

• копію повідомлення (додатка 4) і супровідного листа;
• запис у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції;
• поштову квитанцію із датою відправлення;
• за можливості опис вкладення та повідомлення про вручення або довідку про повернення.
  Запис у журналі фіксує лише внутрішню реєстрацію документа, а факт його фактичного відправлення та дату підтверджує саме поштова квитанція.

3. Ризики, якщо є лише запис у журналі Правила діловодства зобов’язують реєструвати вихідні документи у відповідних реєстраційних формах, але реєстрація не замінює підтвердження відправлення. Запис у журналі без квитанції показує, що документ готували й планували надіслати, проте не доводить, що лист фактично був переданий поштовому оператору в конкретний день.

4. Рекомендація на майбутнє Надалі варто надсилати повідомлення не простим, а рекомендованим (або цінним) листом із квитанцією, бажано з описом вкладення та повідомленням про вручення, щоб мати як доказ і дату відправлення, і зміст вкладення, і інформацію про вручення або повернення.

У вашій ситуації запис у журналі буде лише побічним доказом, тому без поштової квитанції позиція роботодавця у разі спору буде істотно слабшою.