Алгоритм дій при звільненні Голови Правління ТОВ

Звільняєте голову правління за закінченням строку контракту рішенням учасників, на його підставі видаєте наказ, проводите повний розрахунок і оформлюєте трудові документи, паралельно забезпечивши безперервність управління (призначення нового керівника чи в.о.) та внесення змін до ЄДР і повідомлення ТЦК/ПФУ за потреби.

Обґрунтування

1. Підстава звільнення і рішення учасників
Контракт з директором/головою правління є особливою формою строкового трудового договору, у якому сторони можуть передбачити строк дії та умови його припинення, у тому числі дострокового, що прямо дозволяє ст. 21 КЗпП.
Отже, у вашому випадку коректна підстава формулюється як «у зв’язку із закінченням строку дії контракту» (п. 2 ст. 36 КЗпП, якщо це передбачено в самому контракті), а припинити повноваження може тільки орган, який його призначив, тобто загальні збори учасників ТОВ або єдиний учасник.

2. Корпоративний етап: протокол / рішення і безперервність управління
Для припинення повноважень голови правління (директора) учасники приймають рішення, яке оформлюють:

• протоколом загальних зборів, якщо учасників кілька;
• одноосібним рішенням, якщо учасник один.

Рекомендований зміст протоколу / рішення:

• пункт про припинення повноважень голови правління з конкретної дати (після закінчення строку контракту);
• пункт про обрання нового одноосібного виконавчого органу або тимчасового виконувача обов’язків.

Без одночасного обрання нового керівника або в.о. створюється «вакуум управління», тоді як повноваження одноосібного виконавчого органу можуть бути припинені лише шляхом обрання нового керівника або тимчасового виконувача обов’язків, що випливає з ч. 13 ст. 39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» № 2275-VIII.

3. Кадровий етап: наказ, записи, розрахунок у день звільнення
На підставі протоколу або рішення учасника голова правління видає наказ про своє звільнення.
У день звільнення необхідно:

• провести повний кінцевий розрахунок, включно з:
  • заробітною платою за відпрацьований час;
  • компенсацією за всі невикористані дні відпустки;
  • іншими сумами, передбаченими контрактом чи законодавством;
• видати голові правління:
  • засвідчену копію наказу про звільнення;
  • письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
  • трудову книжку із записом про звільнення (якщо зберігалася на підприємстві) або внести запис у паперову книжку, яку працівник принесе.

Ці дії випливають із загальних правил про кінцевий розрахунок і оформлення звільнення керівника, описаних у матеріалах щодо зміни директора ТОВ, де також підкреслено, що наказ видається саме на підставі корпоративного рішення учасників, а не лише заяви чи спливу строку контракту.

4. Державна реєстрація зміни керівника і технічні наслідки
Після прийняття рішення учасників про припинення повноважень старого керівника та обрання нового:

1. Подаєте держреєстратору пакет документів для внесення змін щодо керівника до ЄДР (протокол/рішення, заява за формою реєстратора, інші документи за вимогою).
2. Після внесення змін до ЄДР і появи нового керівника у реєстрі:
   • за потреби подаєте форму № 1-ОПП до податкової з відміткою про зміну особи, відповідальної за бух- і податковий облік, якщо голова правління її виконує (п. 66.4 Податкового кодексу України);
   • скасовуєте КЕП (ЕЦП) попереднього керівника і оформлюєте КЕП на нового керівника;
   • повідомляєте банк для оновлення карток підписів і доступів.

Ці кроки прямо випливають із алгоритму зміни директора, описаного як обов’язковий після внесення змін до ЄДР.

5. Повідомлення ТЦК та, за потреби, ПФУ
Якщо голова правління є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, підприємство у семиденний строк з дати видання наказу про звільнення зобов’язане повідомити відповідний ТЦК, надіславши інформацію за формою додатку 1 до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ № 1487.
Також у семиденний строк подається повідомлення за додатком 4 до Порядку № 1487 про зміну облікових даних військовозобов’язаного керівника.

Якщо підприємство є критично важливим і бронює працівників, у день, наступний за датою звільнення, через портал ПФУ подають «оперативні відомості про зміни в трудових відносинах» щодо такого працівника відповідно до постанови КМУ № 650.

Ризики та нюанси:
Юридична відповідальність і статус керівника фактично зберігаються, поки:

• є запис у ЄДР про нього як керівника;
• не оформлений протокол/рішення про припинення повноважень і обрання іншого керівника;
• не проведено кінцевий розрахунок і не оформлені належні кадрові документи.

Тому важливо скоординувати дату закінчення строку контракту, дату рішення учасників, наказу, фактичної передачі справ за актом та подання документів для реєстрації змін у ЄДР.

Для коректного звільнення голови правління вам потрібно синхронно пройти корпоративний (рішення учасників), кадровий (наказ, розрахунок, трудова документація) та реєстраційно-інформаційний блок (ЄДР, податкова, ТЦК, ПФУ, банк, КЕП), не залишаючи жодної прогалини в датах і підставах.