Дотримання черговості надання відпусток: процедури і графіки оформлення

Частково так, ви правильно організували інформування й заяви, але треба чітко розвести: що контролюється графіком, що наказами, а що — додатками до графіка, і обов’язково документувати перенесення відпусток за графіком наказом та змінами до графіка.

Обґрунтування

1. Як забезпечити дотримання графіка й використання залишків Інспектор з кадрів має діяти так:

• щороку збирати інформацію про бажані періоди відпусток і залишки днів, і на цій основі складати графік щорічних відпусток на рік, погоджений з профспілкою або представником трудового колективу та затверджений роботодавцем згідно зі ст. 10 Закону про відпустки;
• включати до графіка щорічні відпустки обов’язково, а накопичені відпустки за минулі роки можна або планувати в графіку, або надавати за заявами працівників у зручний час, але при цьому інспектор має контролювати, щоб дні не «зависали» роками й пропонувати їх включати до графіка наступних років;
• заздалегідь, не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки за графіком, забезпечувати письмове повідомлення працівника про дату початку відпустки, як вимагає ст. 10 Закону про відпустки, та ініціювати видання наказу на підставі графіка.

2. Організація процесу поза графіком і перенесень Для відпусток не в ті строки, що в графіку, або поза графіком:

• якщо відпустка надається в інший період, ніж передбачено графіком, це фактично перенесення або відпустка поза графіком і має відбуватися за згодою сторін відповідно до ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки;
• працівник подає заяву:
  • або про надання відпустки поза графіком (раніше або зовсім в інші строки);
  • або про перенесення відпустки на інший період;
• інспектор готує наказ про надання/перенесення відпустки на підставі цієї заяви, без наказу відпустка вважається неоформленою;
• додаткове двотижневе письмове повідомлення не потрібне, коли сторони погоджують відпустку поза графіком у стислі строки.

3. Чи потрібен наказ на КОЖНУ заяву про перенесення Так, на кожне фактичне перенесення щорічної відпустки, яка вже була визначена графіком, має бути наказ.

• Заява працівника — лише ініціатива та фіксація волі працівника.
• Перенесення строку відпустки — це зміна раніше оформленого управлінського рішення, тому оформлюється наказом роботодавця, що відповідає вимогам ст. 11 і ст. 10 Закону про відпустки.
• Можливі варіанти:
  • окремий наказ «Про перенесення відпустки…»;
  • або наказ «Про внесення змін до графіка відпусток…», у якому одночасно формулюється перенесення конкретних відпусток, а окремі накази про надання відпустки видаються вже безпосередньо перед новим строком відпустки.

4. Як відображати зміни в графіку, якщо є гриф затвердження Якщо графік затверджено грифом «ЗАТВЕРДЖЕНО» як окремий документ:

• змінювати первинний текст графіка «заднім числом» не можна, краще:
  • або робити записи у графі «Примітки» (вручну допустимо) із посиланням на номер і дату наказу, коли змін мало;
  • або оформлювати додаток/додатки до графіка відпусток зі змінами, що затверджуються тим самим способом (грифом затвердження) й погоджуються з профспілкою/представником трудового колективу, якщо він є, що узгоджується з підходом до змін за ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки;
• якщо графік затверджено окремим наказом, то зміни до нього краще вносити наказом «Про внесення змін до графіка відпусток…» з додатком зі зміненими позиціями.

5. Що саме треба показати аудитору як усунення зауважень Для закриття зауважень важливо продемонструвати:

• наявність затвердженого графіка відпусток на відповідний рік, погодженого в установленому порядку;
• наявність системи:
  • щомісячних повідомлень працівникам про відпустки за графіком і своєчасних наказів про надання відпусток;
  • заяв працівників про перенесення або надання відпусток поза графіком;
  • наказів про перенесення/зміну строків відпусток на підставі цих заяв;
  • змін до графіка (примітки, додатки, накази про внесення змін) із підписами та датами.

Рекомендація:

Найзручніше закріпити у локальному акті (положенні про порядок надання відпусток) короткий порядок: заява – наказ – відмітка/додаток до графіка, і далі послідовно так працювати по всіх випадках перенесення.

Дотримання такої зв’язки «графік → заява → наказ → зміни до графіка» повністю покриє вимоги аудиту щодо черговості, використання залишків і оформлення перенесень.