Процедура звільнення: зміна прізвища та вже виданий наказ

Із «старим» наказом нічого робити не потрібно.

Ви правильно вирішили, що на підставі заяви працівниці потрібно видати наказ про внесення змін до облікових документів працівниці у зв'язку зі зміною прізвища. Проте зміни Ви не можете вносити «заднім» числом – тобто якщо заяву працівниця принесла 31.08.2026 р., то наказ Ви видаєте цією ж датою і лише з цієї дати для Вас формально змінилося її прізвище. Тобто до будь-яких наказів, які були видані раніше, у т. ч. і до наказу про звільнення від 19.08.2026 р., жодних змін вносити не потрібно – це одна й та сама людина, а те, що в неї змінилося прізвище, не робить недійсним накази, видані до подання нею заяви та документів щодо зміни прізвища.

Тож наразі Ви приймаєте заяву працівниці про зміну прізвища, видаєте наказ та вносите зміни до особової картки П-2 і, за бажанням працівниці, до її паперової трудової книжки, а наказ про звільнення не чіпаєте – він залишається чинним. ПФУ ж дізнається про зміну прізвища працівниці з Об'єднаної звітності – у Додатку 5, якщо звільнення відбувається у день видання наказу про зміну прізвища (31.08.2026 р.) Ви заповнюєте лише один рядок про звільнення працівниці тільки на нове прізвище – система ПФУ та податкової ідентифікує людей за РНОКПП, який у людини не змінюється. А от якщо звільнення відбувається пізніше 31.08.2026 р., приміром, у вересні, то у Додатку 5 Об'єднаного звіту за серпень потрібно заповнити два рядки: у першому рядку вказати старе прізвище, у графі 10 (дата закінчення) проставити 31082026, у графі 16 (підстава) – реквізити наказу про зміну облікових даних від 31.082026 р., а у другому рядку вказати нове прізвище, у графі 10 (дата початку) — проставити 31082026, а у графі 16 (підстава) – реквізити того самого наказу від 31.08.2026 р..

Раді допомогти, звертайтесь ще!