Оплата одноденних добових без підтверджуючих документів: можливі нюанси

Так, підприємство може виплатити працівнику добові за одноденне відрядження. Однак якщо, крім наказу про відрядження, немає жодного документа, який підтверджує фактичне перебування працівника у місці відрядження, виникає ризик оподаткування всієї суми добових як додаткового блага.

Відповідно до п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), сума добових при відрядженні в межах України визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається за наказом за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Тому одного лише наказу недостатньо для підтвердження неоподатковуваних добових.

Водночас це не означає, що підприємство взагалі не може виплатити працівнику добові. Їх можна виплатити, але за відсутності належних підтвердних документів сума може бути включена до оподатковуваного доходу працівника. ДПС також прямо зазначає, що за відсутності відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу.

Для проєктних витрат рекомендується врахувати вимоги самого проєкту/грантової угоди. Якщо правила проєкту вимагають підтвердження фактичного перебування, одного наказу буде недостатньо навіть незалежно від податкового питання.

Отже, у вашій ситуації:

наказ про відрядження є обов’язковою підставою для його оформлення;
для підтвердження неоподатковуваних добових бажано мати хоча б один документ, що підтверджує фактичне перебування у місці відрядження;
якщо такого документа немає, добові можна виплатити, але їх слід розглядати як оподатковуваний дохід працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!