Внутрішній акт про неможливість звірки документів військовослужбовців

Призупинення договору не звільняє від обліку: Навіть якщо договір призупинено, трудові відносини тривають, тому ці 7 осіб обов'язково мають залишатися у ваших Списках персонального військового обліку.
Перш ніж скласти Акт доцільно направити на відому адресу /задекорване місце проживання офіційні письмові вимоги про надання актуальних ВОД поштою (цінним листом з описом вкладення).
Якщо ТЦК визнає, що ви не вжили всіх заходів для ведення належного обліку, відповідальній особі або керівнику загрожує штраф. Тому, до акту варто додати докази того, що ви намагалися зв'язатися з працівниками (копії листів із повідомленням про вручення на останні відомі адреси, роздруківки телефонних дзвінків, скриншоти повідомлень у месенджерах тощо).

Сам акт має довільну форму і такст може бути таким :

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Назва Компанії»
___________ (ПІБ)
«___» __________ 2026 р.

АКТ № ___
про неможливість проведення звірки військово-облікових даних працівників
«___» __________ 2026 року | м. _________

Цей акт складено комісією у складі:
Голова комісії: ___________ (посада, ПІБ)
Члени комісії:___________ (посада, ПІБ)
___________ (посада, ПІБ)

ПРИЧИНА СКЛАДАННЯ АКТА:
Неможливість виконання вимог Порядку організації та ведення військового обліку (Постанова КМУ № 1487) щодо проведення щорічної звірки військово-облікових даних працівників із обліковими даними ТЦК та СП, у зв'язку з відсутністю зв'язку з працівниками та призупиненням дії трудових договорів.

ВСТАНОВЛЕНО:
Станом на «___» __________ 2026 року у ТОВ «Назва Компанії» призупинено дію трудових договорів (на підставі ст. 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану») з такими працівниками, які мають застарілі військово-облікові документи:
ПІБ працівника 1 (посада, дата призупинення договору, наявний документ: військовий квиток зразка 199X р.).
ПІБ працівника 2 ... (перелічити всіх 7 осіб).

Відповідальним за ведення військового обліку було здійснено спроби зв'язатися з вищезазначеними працівниками з метою отримання актуальних ВОД та направлення їх на звірку/оновлення даних (направлено листи на електронну пошту, здійснено телефонні дзвінки, надіслано повідомлення у месенджери). Станом на дату складання цього акта відповіді від працівників не отримано, зв'язок із ними повністю відсутній, місце їхнього фактичного перебування невідоме.

ВИСНОВКИ ТА РЕКОМЕНДАЦІЇ КОМІСІЇ:
Визнати неможливим проведення звірки військово-облікових даних вищеперелічених 7 працівників у заплановані строки через незалежні від роботодавця обставини.
Продовжувати моніторинг відновлення зв'язку з працівниками. У разі виходу працівників на зв'язок або скасування призупинення договорів — негайно вручити їм повідомлення про необхідність оновлення ВОД.
Долучити цей акт до матеріалів військового обліку підприємства за 2026 рік для пред'явлення під час перевірок ТЦК та СП.

Підписи членів комісії:
Голова комісії: ___________ (підпис)
Члени комісії: ___________ (підпис)
___________ (підпис)

Коли ви подаєте документи на планову звірку (витяги і копії ВОД) (або везете списки в ТЦК), ви додаєте до них:Копії наказів про призупинення дії трудових договорів із цими 7 працівниками та копію затвердженого Акта про неможливість проведення звірки їхніх ВОД.

Раді допомогти, звертайтесь ще!