Вимоги до оформлення журналу обліку військового обліку підприємства

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку потрібно оформити як внутрішній документ за загальними правилами діловодства і зареєструвати в системі реєстрації документів підприємства, але окремого «журналу реєстрації журналів» вимоги не містять, достатньо його реєстрації як справи/внутрішнього документа.

Обґрунтування

1. Обов’язок ведення Журналу обліку встановлено Порядком з військового обліку. Ведення та зберігання Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними ТЦК покладено на підприємства згідно з п. 34 Порядку №1487. Форма Журналу затверджена додатком 9 до цього Порядку, але вимог до його «реєстрації журналів» у Порядку немає.

2. Потреба «оформлення відповідно до вимог діловодства» означає застосування загальних правил роботи з документами. Для внутрішніх документів (у тому числі журналів) діють загальні правила реєстрації, прошивання, ведення номенклатури справ, які випливають із інструкції з діловодства, затвердженої в установі, та загальних вимог нормативних актів про діловодство, зокрема щодо реєстрації внутрішніх документів, що описані в Правилах організації діловодства (наприклад, через журнальну форму реєстрації внутрішніх документів). Це означає, що Журнал обліку має бути: внесений до номенклатури справ, пронумерований, за потреби прошитий, із позначенням дати початку ведення і зареєстрований як внутрішній документ (справа), але не вимагає окремого «журналу реєстрації журналів».

3. Спеціальної норми про окремий журнал для реєстрації самого Журналу обліку немає. Порядок №1487 вимагає наявність і ведення Журналу та його перевірку ТЦК, зокрема через перелік питань у додатку 31 до Порядку №1487, але не встановлює спеціальної процедури його окремої реєстрації в якомусь «журналі журналів». Практично достатньо, щоб: Журнал обліку був оформлений як справа діловодства, числився в номенклатурі справ, мав реєстраційні ознаки (індекс/рік) згідно з прийнятою на підприємстві системою реєстрації. Вимога перевіряючих про «реєстрацію в службі діловодства» узгоджується з тим, що будь-який внутрішній обліковий журнал має бути врахований у системі документообігу, але не виходить із окремої спеціальної норми саме про цей Журнал.

4. Що зробити для усунення зауваження.

   1. Включити Журнал обліку до номенклатури справ (як окрему справу типу «Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку, діловодний індекс …»).
   2. Оформити Журнал: пронумерувати сторінки, за потреби прошити, зазначити на титулі індекс справи, рік, назву підприємства.
   3. Зареєструвати його як внутрішній документ відповідно до прийнятої форми реєстрації (журнал внутрішніх документів, реєстраційний індекс справи тощо).

Коректним буде послатися в поясненнях на те, що обов’язок мати та вести Журнал обліку прямо встановлений Порядком №1487, а його реєстрація здійснюється за загальними правилами діловодства як внутрішнього облікового документа без створення окремого «журналу реєстрації журналів».