Перевірка обов'язків бухгалтера щодо військового обліку в 2026 році

Для перевірки ТЦК двох ваших наказів недостатньо. Потрібні ще: окремий чинний наказ про покладання обов’язків з ВО на бухгалтера, встановлення доплати, повідомлення до ТЦК за формою, а також весь комплект обов’язкових документів з військового обліку.

Обґрунтування

1. Хто може бути відповідальним і як це оформити. Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, а за її відсутності – на особу, яка веде облік працівників на підприємстві (це може бути бухгалтер), і таке покладання оформлюється наказом керівника згідно з п. 8 Порядку №1487. Саме наказ про покладання обов’язків із ведення ВО є базовим документом, який перевіряє ТЦК, а наказ про «конкретні обов’язки» лише деталізує вже покладені функції.

2. Чи треба поновлювати наказ про відповідального. Щорічно або кожні 3 роки видавати новий наказ не потрібно, якщо в наказі немає строку дії, тобто первинний наказ 2021 року формально чинний і у 2026 році, що прямо випливає з логіки п. 8 Порядку №1487. Головне, щоб: а) є наказ про покладання обов’язків; б) особа фактично працює й не звільнена; в) при зміні відповідального чи керівника вчасно подано повідомлення до ТЦК.

3. Доплата за ведення військового обліку. Якщо на обліку менше 500 осіб, обов’язки ВО покладаються на працівника служби персоналу (у вашому випадку – бухгалтера, що веде облік працівників), якому встановлюється доплата до 50 % посадового окладу за п. 10 Порядку №1487. На перевірках ТЦК зазвичай вимагають бачити або окремий пункт у наказі про покладання обов’язків (з розміром доплати), або окремий наказ/положення про оплату праці, де цю доплату передбачено.

4. Повідомлення до ТЦК про призначення бухгалтера відповідальним. Підприємство зобов’язане у 7‑денний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) відповідальної особи надіслати до ТЦК повідомлення за формою додатка 1 до Порядку №1487, як вимагає п. 13 Порядку №1487. На перевірці просять: копію заповненого додатка 1 та докази його направлення (вихідний номер, квитанції, поштові реєстри, скрін з електронної пошти тощо).

5. Інші обов’язкові документи, які точно перевірятиме ТЦК. Окрім наказів щодо бухгалтера, ТЦК перевірятиме повний пакет документів, зокрема, визначений Порядком №1487:

   • Списки персонального військового обліку за формою додатка 5 до Порядку №1487 з усіма групами, що у вас є (додаток 5 до Порядку №1487).
   • Відомість оперативного обліку за формою додатка 12 до Порядку №1487 (додаток 12 до Порядку №1487).
   • Журнал обліку результатів перевірки стану ВО та звіряння (додаток 9).
   • Графік внутрішнього звіряння облікових даних та докази проведеного звіряння не рідше 1 разу на рік (на підставі п. 34 та 45 Порядку №1487).
   • Розміщені на видному місці Правила військового обліку (додаток 2) та журнал/аркуш ознайомлення працівників.
   • Повідомлення за додатком 4 (прийняття/звільнення/зміна облікових даних) з підтвердженнями направлення.
   • Наказ(и) про визначення потреби у підвищенні кваліфікації до 1 жовтня кожного року та документ про проходження навчання відповідальною особою не рідше 1 разу на 5 років за п. 12 Порядку №1487.

6. Що саме вам варто доробити до вересня 2026 року.

   • Перевірити, чи є окремий наказ саме про покладання обов’язків ВО на бухгалтера; якщо в 2021 році був лише загальний наказ «про обов’язки бухгалтера», видати класичний наказ про покладання обов’язків з ВО з посиланням на п. 8 Порядку №1487 і прописати розмір доплати.
   • Якщо раніше не подали додаток 1 до ТЦК або немає підтверджень – подати зараз як «первинне» повідомлення і зберегти докази подання.
   • Перевірити наявність та правильне ведення Списків, Відомості, графіка звіряння, журналів, наказів про підвищення кваліфікації, Правил ВО й ознайомлень, а також усіх повідомлень до ТЦК за додатками 1 і 4.

Найбезпечніша позиція на перевірці – коли у вас є: чинний наказ про покладання обов’язків ВО з доплатою, підтвердження повідомлення ТЦК та повний комплект обов’язкових документів за Порядком №1487.