Заповнення Журналу обліку перевірки стану військового обліку

Добрий день! Після внутрішнього звіряння, відправили на звіряння Витяги із Списків до "інших" ТЦК та СП сьогодні. Підкажіть, будь ласка, як заповнити Журнал обліку результатів перевірки стану ВО. Яку дату зазначати в колонці "Дата перевірки (звіряння)", коли було відправлення (в чеку Укрпошти), чи коли буде отримано відповідь від ТЦК? Як заповнити колонки в разі не повернення 2 примірника з відміткою про звіряння з ТЦК та СП?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

У графі «Дата перевірки (звіряння)» ставте дату відправлення документів на звіряння, а якщо витяг не повернеться, то фіксуйте в журналі факт відправлення та відсутність відповіді, інші графи не заповнюєте до надходження результатів.

Обґрунтування

Яку дату вказувати у графі «Дата перевірки (звіряння)». Звіряння з «чужими» ТЦК здійснюється шляхом надсилання у двох примірниках витягів зі списків та копій ВОД, а після звіряння один примірник витягу має повернутися й «результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок» згідно з п. 46 Порядку №1487. У практиці ведення журналу рекомендовано одразу після відправлення внести запис і в графі 1 зазначати дату направлення витягів, орієнтуючись на дату в реєстрації/квитанції поштового відправлення, а вже після отримання відповіді вносити фактичні результати у графу 3.
Як заповнювати журнал, коли відповідь від ТЦК надійшла. Після повернення одного примірника витягу з відміткою «звірено» доцільно: у графі 1 залишити дату відправлення; у графі 2 зазначити найменування ТЦК та СП (за бажанням — ПІБ особи, що проводила звіряння, якщо розбірливо вказано на витязі); у графі 3 вписати короткий результат, наприклад: «Звірено 21.03.2026 без зауважень (вх. № … від …)» або з фіксацією недоліків; у графі 4 — рішення керівника щодо усунення недоліків або помітку «Для врахування в роботі», якщо зауважень немає; у графі 5 — відмітку про усунення недоліків із посиланням на лист до ТЦК чи наказ, якщо недоліки були.
Як діяти, якщо другий примірник витягу не повернувся. Порядок визначає обов’язок повернути витяг і внести результати звіряння до журналу, але не встановлює строку повернення, тому на практиці часто відповіді немає, що прямо визнається при застосуванні п. 46 Порядку №1487. У такій ситуації рекомендують: у графі 1 вказати дату та реквізити поштового відправлення (наприклад: «07.10.2026, рекомендований лист №…»); у графі 3 олівцем зробити запис на кшталт «Примірник витягу зі списків не повернувся, відповідь ТЦК не надходила»; графи 2, 4, 5 поки не заповнювати. Якщо витяг пізніше повернеться, записи в графі 3 і, за потреби, 4–5 доповнюють ручкою.
Чому важливо фіксувати саме факт відправлення. Ваш обов’язок — організувати звіряння шляхом направлення витягів, а докази своєчасного відправлення (квитанція, опис вкладення) разом із записом у журналі підтверджують виконання вимоги Порядку №1487, навіть якщо ТЦК витяг не повернув.

Запис у журналі робіть у день відправлення витягів, а отримання або неотримання відповіді фіксуйте в графі з результатами перевірки.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?

ПК

Поліна, консультант

експерт

24.09.2026 | 10:47

Відповідь надано

Журнал обліку має 5 граф. Розглянемо детальніше, що необхідно зазначати у кожній з них.

Графа 1 «Дата перевірки (звіряння)». Зазначаємо дату, яка вказана в акті перевірки або на витягу зі Списків.

Спочатку вихідний номер листа ( коли направили), а при отримані витяга вхідний номер.

Графа 2 «Найменування посади, ініціали (ініціал власного імені) та прізвище особи, яка провела перевірку (звіряння)». В цій графі вказуємо посадових осіб, які проводили перевірку/звіряння, та які зазначені у відповідних документах за результатами перевірки/звіряння.

Графа 3 «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції». Зазначаємо вид здійсненного заходу (перевірка, звіряння) та складений за його результатами документ. Якщо зауважень немає, вказуємо цей факт. Якщо є певні зауваження, коротко їх фіксуємо.

Графа 4 «Рішення керівника». Рішення керівника підприємства виноситься, якщо є зауваження за результатами перевірки/звіряння. Зазвичай, таке рішення закріплюється у відповідному наказі керівника. У графі 4 зазначаються реквізити такого наказу. Якщо зауважень немає, в цій графі ставиться прочерк.

Графа 5 «Відмітка про усунення виявлених недоліків». Якщо за результатами перевірки виявлені недоліки, вони повинні бути усунені. Про вжиті заходи та усунення недоліків керівник повинен проінформувати ТЦК у 30-денний строк з дня отримання результатів перевірки (п. 86 Порядку №1487), а у Журналі обліку зробити відмітку про це у графі 5.

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Як заповнити журнал звіряння якщо ТЦК не повернув витяг

В Журналі заповнюємо колонку «Дата перевірки (звіряння)». Зазначаємо там реквізити поштового відправлення.

В колонці, де потрібно зазначити результати проведеного звіряння, олівцем робимо помітку, що примірник витягу не повернувся. Інші колонки просто не заповняємо.

Не виключено що згодом примірник повернеться і ви зможете заповнити необхідні колонки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОС

Сенько Оксана Олександрівна

02.10.2026 | 17:26

Інше

Відповідь надано