Впровадження змішаного кадрового документообігу: затвердження електронних журналів

Електронний журнал реєстрації є повноцінним електронним документом, що має юридичну силу нарівні з паперовим

(відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та наказу Мін'юсту № 1886/5 (Порядок роботи з електронними документами у діловодстві https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text) .

Якщо наказ видано в електронній формі з накладанням КЕП/ЕЦП, то й запис у журналі реєстрації має бути електронним, а сам журнал — затверджений електронним підписом керівника або уповноваженої особи.

Щоб електронні журнали реєстрації наказів були легітимними потрібно

1) у Положенні про електронний (або змішаний) документообіг підприємства або в Інструкції з діловодства окремим розділом прописати роботу з електронними журналами. Вкажіть, які саме журнали ведуться в електронному вигляді, у якій програмі, та хто має право їх підписувати.

2) щомісячно або щоквартально закривайте та підписуйте.
На відміну від паперового журналу, який прошивається раз на рік, електронний журнал є динамічною базою даних. Оптимальний варіант — фіксувати його стан періодично. Наприклад, щомісяця відповідальний кадровик експортує журнал у формат, що унеможливлює редагування (найкраще PDF/A), підписує своїм КЕП, а керівник затверджує своїм КЕП.

3) наприкінці календарного року електронний журнал реєстрації наказів за весь рік остаточно «закривається» (вноситься підсумковий запис про кількість реєстрацій), підписується КЕП відповідальної особи та керівника підприємства і передається на електронне зберігання (в електронний архів).

Фрагмент тексту для Інструкції з діловодства (або Положення про ЕДО)

Розділ: Реєстрація кадрових документів в електронній формі
Журнали реєстрації наказів з кадрових питань (тимчасового та тривалого зберігання), які створюються як електронні документи, ведуться в інформаційно-комунікаційній системі [Назва системи, наприклад: BAS Купівля/Логістика або Вчасно.Кадри].
Відповідальність за внесення записів та цілісність даних покладається на [Посада, наприклад: провідного інспектора з кадрів].
Після закінчення кожного календарного місяця (не пізніше 5 числа наступного місяця) відповідальна особа формує електронний витяг журналу у форматі PDF/А, накладає на нього власний кваліфікований електронний підпис (КЕП) та передає на затвердження Директору.
Директор затверджує місячний звіт журналу шляхом накладання власного КЕП.
Після закінчення календарного року журнал закривається підсумковим записом, підписується КЕП відповідальної особи та Директора, і переноситься до електронного архіву підприємства із терміном зберігання, що відповідає чинному законодавству.

Буде корисним перегляд статті "Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу" за посиланням https://kadroland.com/news/11485-paperovii-ta-elektronnii-gibrid-v-kadrovomu-dokumentoobigu

Раді допомогти, звертайтесь ще!