Заголовок тимчасово відсутній

Порядок складання номенклатур справ передбачений Розділом 1 Глави IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 з наступними змінами zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 (далі – Правила).

Правилами не передбачене складання номенклатуру справ у спрощеному варіанті, більше того, складання номенклатури передбачає максимальну деталізацію.

Так, не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Наприклад, у заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності товариства».

Виходячи з цього, зазначимо, що вхідна та вихідна кореспонденція не виключається з номенклатури справ, більше того, вона підлягає деталізації, що базується на певних ознаках формування справ, що зазначені вище.

Але якщо закрити очі на вимоги, то можна сказати, що на практиці деякі юридичні особи праватного права дуже спрощуть все і не дотримуються вимог. Я не можу такого радити, проте можу сказати, що якщо таке порушення буде виявлено, то будете мати змогу виправити без штрафу, адже за такі порушення штраф може бути застосовано лише в разі невиконання припису про усунення порушень. Щодо віськового обліку, то у вас будуть окреми справи відповідно до кількості списків персонального військового обліку. Списків може бути, масимум, 4. Відповідно до п.37 Порядку 1487 zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF до списків кожної групи формується справа, у якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Відповідно до п.38 Порядку в окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!