Kadroland | Яких документів з військового обліку у вас немає?

Слухати чи завантажити аудіозапис

Під час перевірок ТЦК роботодавці нерідко стикаються з вимогами щодо документів, які прямо не передбачені Порядком №1487. Через це в актах перевірок з’являються зауваження, навіть коли підприємство формально виконує всі вимоги. Розберемо, які документи іноді вимагають ТЦК, що з них є обов’язковим, а що – ні. Це дасть вам можливість прийняти рішення: чи то зробити ці документи, чи готуватися аргументувати їх відсутність.

Чому ТЦК під час перевірок вимагає блокнот розписок

Одним з документів, який дуже часто просять під час перевірки, є Блокнот розписок. Про нього є згадка в порядку, але підприємства не повинні видавати розписки й оформлювати блокнот.

Такі розписки видавалися раніше в тих випадках, коли роботодавець брав у військовозобов’язаного оригінал військово-облікового документу. Бланки таких розписок формувалися у блокноти обсягом не менше 50 аркушів.

Потреба в отриманні оригіналів військово-облікових документів була тоді, коли бронювання працівників відбувалося через ТЦК. Роботодавець отримував на певний час від працівника оригінал його документу і видавав розписку.

Форма такої розписки і зараз передбачена Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487), але отримувати оригінали документів можуть тільки виконавчі органи сільських, селищних, міських рад для звіряння з картками первинного обліку.

Чи потрібно підприємству вести блокнот розписок

Якщо ви не є вищезгаданим виконавчим органом, то отримувати оригінали, видавати розписки і вести блокнот ви не повинні.

Ба більше, зараз, коли всі переходять на електронні військово-облікові документи, необхідність розписок і блокнотів взагалі втрачає сенс. Трошки гумору на цю тему у нашій статті «Обов’язковий блокнот розписок: приколи нашого ТЦК (ч. 9)».

Якщо ж ви не бажаєте сперечатися з ТЦК, у нас на платформі є зразок такого блокноту.

Чи повинен роботодавець складати план з військового обліку

Наступний документ, який може запитувати ТЦК, – план роботи з військового обліку на 2026 рік. Про такий документ не згадується у Порядку №1487, але іноді згадують ТЦК. Якщо вам простіше зробити, ніж доводити щось, то ось вам зразок такого плану.

Чи пред’являти контролерам сертифікат з підвищення кваліфікації з ВО

Ще один документ, який вартий уваги, – сертифікат чи свідоцтво, що підтверджують підвищення кваліфікації відповідальної особи з питань військового обліку. Таке підвищення дійсно вимагається п. 12 Порядку №1487. І проходити його потрібно 1 раз на 5 років.

На нашу думку, ще є трохи часу для отримання такого сертифікату, але за досвідом, ТЦК вже вимагає, щоб такий документ був і навіть є випадки штрафів за відсутність документа про підвищення кваліфікації. На сторінках нашої платформи ви можете побачити судове рішення з цього приводу.

Які ще вимоги ТЦК не передбачені Порядком №1487

Серед безпідставних вимог ТЦК можемо ще згадати щорічне видання наказу про призначення відповідальної особи. На нашу думку, немає жодної необхідності видавати наказ щороку, але про такі вимоги доводилось чути. Деталі тут.

Раніше ми часто розповідали, що ТЦК любить паперові військово-облікові документи і вимагає їх навіть тоді, коли є роздруківка електронного документу. Останнім часом про такі вимоги чуємо все рідше, але не забувайте, що електронних документів не було до травня 24 року. А строк зберігання документів – 3 роки. Тому навіть за умови, що ви ведете військовий облік за електронним документом, копія паперового документу повинна у вас зберігатися 3 роки.

Якщо у вас ТЦК вимагає ще якісь документи, розкажіть нам про такі випадки. Нашим читачам буде корисно знати про це.

Наостанок пропонуємо пройтися по обов’язкових документах, які багато хто забуває.

Які обов’язкові документи військового обліку часто забувають оформити

Пункт 45 Порядку № 1487 вимагає щороку робити графік звіряння облікових даних списків з даними військово-облікових документів. Не плутайте цей графік з тим, що затверджує голова адміністрації для звіряння з ТЦК. Останні ви до речі знайдете тут.

Не забувайте, що до 1 жовтня слід видавати наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації, а до 1 лютого – наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік. Докладно про ці документи розповідали тут та тут.

На видному місці у вас повинні бути розміщені Правила військового обліку, а крім того, при прийнятті на роботу призовників, військовозобов’язаних і резервістів, їх потрібно знайомити під підпис з такими правилами.

Ну й нагадаємо про методичне і методологічне забезпечення військового обліку. Ці незрозумілі слова означають, що на загальнодоступному місці у вас повинні бути розміщені нормативні акти, що стосується питань військового обліку та локальні акти, а саме всі ті накази, про які ми згадували вище. Найліпший варіант – сформувати стенд з військового обліку та розмістити на ньому усю потрібну інформацію.

Висновки

ТЦК під час перевірок іноді може вимагати документи, які прямо не передбачені Порядком №1487, зокрема блокнот розписок або план з військового обліку.
Тому відповідальним за ведення військового обліку варто заздалегідь знати про такі вимоги та бути готовими або підготувати відповідні документи, або аргументовано пояснити їх відсутність.

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника (додаток 1)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб ((додаток 1) увільнення відповідальної особи та призначення іншої)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Посадова інструкція інспектора з кадрів (який є відповідальним за ведення військового обліку)

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Наказ (розпорядження) про оповіщення про виклик до ТЦК