Якщо працівник помер: особливості припинення трудових відносин

1. Підстава для припинення трудового договору за КЗпП
2. Яку дату зазначати в наказі
3. Запис в особовій картці
4. Що робити з трудовою книжкою
5. Які виплати належать померлому працівнику
6. Якщо працівник перебував на військовому обліку
7. Висновки

Підстава для припинення трудового договору за КЗпП

Пункт 8-2 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) передбачає припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника, визнанням його безвісно відсутнім або оголошенням померлим.

Якщо працівник помер, підставою для оформлення припинення трудового договору є документ, що підтверджує факт смерті, – свідоцтво про смерть. Якщо особу оголошено померлою або визнано безвісно відсутньою, підставою є відповідне рішення суду, яке набрало законної сили.

Свідоцтво про смерть мають надати родичі або інші особи, які здійснили поховання. Зробіть з нього копію (засвідчіть у встановленому порядку) та на підставі цього документу видавайте наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника.

Важливо! До отримання належного документа роботодавець не оформлює наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю. Самого повідомлення від родичів або інформації від колег для цього недостатньо

Яку дату зазначати в наказі

Це один із головних нюансів.

Наказ оформлюють фактичною датою його видання. Видавати наказ «заднім числом» не можна. Водночас датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть.

Не має значення, чи працював працівник у день смерті, перебував у відпустці, на лікарняному або цей день був для нього вихідним. Датою припинення трудового договору буде саме дата смерті (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 №284/06/186-10 )

Ще одне важливе питання: кому віддати копію наказу про припинення трудових відносин, адже за ст. 47 КЗпП її слід передати звільненому працівнику у день звільнення. Проте у цій нормі немає уточнень щодо припинення трудового договору у разі смерті працівника. Тому рекомендуємо копію наказу про припинення трудових відносин передати родичам працівника, який помер.

Запис в особовій картці

Інформацію про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника потрібно відобразити і в Особовій картці працівника (типова форма №П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656), якщо продовжуєте її вести.

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату припинення трудового договору, підставу – «у зв’язку зі смертю», а також реквізити документа, що підтверджує смерть працівника: серію та номер свідоцтва про смерть і дату його видачі.

Що робити з трудовою книжкою

Якщо паперова трудова книжка зберігається у роботодавця (що є безпідставним після 10.06.2026, але має місце на практиці), у ній роблять запис про припинення трудових відносин.

Графа 1: порядковий номер запису.

Графа 2: дата смерті працівника.

Графа 3: «Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю працівника, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».

Графа 4: реквізити наказу (номер і дата).

Саме так передбачає п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58.

Трудову книжку не можна просто передати будь-кому з родичів. За правилами вона видається найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу

Тому доцільно отримати від особи, яка звернулася по трудову книжку, заяву та документи, що підтверджують її особу і родинний зв’язок із померлим.

Якщо ніхто з родичів за трудовою книжкою не звернувся, вона залишається у роботодавця та зберігається відповідно до встановлених правил, а саме: у відділі кадрів протягом 2 років окремо від інших трудових книжок, а після спливу цього строку – протягом 50 років в архіві підприємства.

Що стосується електронної трудової, то відомості про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника підтягнеться із зарплатного звіту.

Які виплати належать померлому працівнику

Після оформлення припинення трудового договору потрібно визначити всі суми, які належали працівникові. Зокрема, це може бути зарплата за фактично відпрацьований час до дати смерті, лікарняні, компенсація за невикористану відпустку тощо.

Особливість полягає в тому, що ці кошти не виплачують самому працівникові. За ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а за їх відсутності входять до складу спадщини.

Тобто для виплати коштів важливо встановити, хто має право їх отримати, та отримати відповідні підтвердні документи. Для дружини (чоловіка) – це свідоцтво про шлюб; для неповнолітньої дитини – свідоцтво про народження (про всиновлення); для інших родичів – документи, які підтверджують факти перебування з померлим у кровній спорідненості та спільного з ним проживання.

Також за аналогією із копією наказу про припинення трудових відносин бажано надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені тим родичам, яким фактично й здійснюються виплати.

Якщо працівник перебував на військовому обліку

Якщо померлий працівник був призовником, військовозобов’язаним або резервістом, потрібно не лише оформити припинення трудових відносин, а й внести зміни до персонального військового обліку.

Протягом семи днів з дня видання наказу про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника роботодавець має надіслати до ТЦК та СП, де працівник перебував на військовому обліку, повідомлення про зміну облікових даних за формою додатка 4 до Порядку № 1487. Така вимога встановлена п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Крім того, протягом п’яти днів з дня подання відповідних документів роботодавець вносить зміни до списків персонального військового обліку за формою додатку 5 та до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів за формою додатку 12 до Порядку №1487.

При цьому інформація про осіб, виключених з персонального військового обліку у зв’язку зі смертю, не вилучається зі списків одразу. Відповідні відомості зберігаються у списках до кінця поточного року (п. 44 Порядку №1487). А ось що стосується відомості за додатком 12, то за останньою позицією такого працівника потрібно одразу виключити із неї.

Висновки

1. У разі смерті працівника трудовий договір припиняється за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
2. Наказ видають датою фактичного оформлення, але датою припинення трудового договору зазначають дату смерті, підтверджену офіційним документом.
3. Вноситься відповідний запис до особової картки та до паперової трудової книжки, якщо вона зберігається у роботодавця.
4. Належні суми зарплати, лікарняних, компенсації за невикористані відпустки передаються членам її сім’ї, а в разі їх відсутності – входять до складу спадщини.
5. Якщо працівник перебував на військовому обліку, подати повідомлення за додатком 4 до ТЦК, внести зміни до списків за додатком 5 та відомості за додатком 12.

Шаблони та зразки документів:

Cлужбова записка про звільнення працівника у зв'язку зі смертю

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання

Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника

Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки

Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою

Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого

Заява від родича померлого працівника (щодо виплати зарплати померлого та видачі трудової книжки)

Статті та консультації на тему:

Смерть працівника: як правильно оформити звільнення і запис у трудову книжку

Помер працівник: чи можна виплатити зарплату на його картку