Професії від Kadroland.Academy

Строк реєстрації вхідної кореспонденції: коли (не)можна реєструвати наступного робочого дня

Чи обов’язково реєструвати вхідні листи день у день? Чи можна зареєструвати лист наступного робочого дня, якщо він надійшов наприкінці робочого дня?

4

52

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, зареєструвати наступного робочого дня не можна, якщо лист надійшов в робочий час.


Вхідні листи, які підлягають реєстрації, потрібно реєструвати в день надходження. І лише, якщо лист надійшов у неробочий час – не пізніше наступного робочого дня.


Саме такий строк установлено п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


Документи реєструють лише один раз. Для вхідних документів можливість реєстрації наступного робочого дня прямо пов’язана з їх надходженням у неробочий час.


Наприклад, якщо робочий день підприємства закінчується о 18:00, а лист надійшов о 19:30, його можна зареєструвати наступного робочого дня.


Правила № 1000/5 не передбачають окремої «граничної години» в межах робочого дня, після якої реєстрацію можна переносити на завтра. Тому встановлювати таку годину у внутрішній інструкції як загальний виняток із зазначеного строку не варто.


Якщо реєстрацію затримали з інших причин, рекомендуємо зафіксувати фактичну дату надходження листа та причину затримки, наприклад у службовій записці. Це пояснить обставини, але не змінить установленого строку реєстрації.


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації вхідних документів.


Читайте більше:


Чи обов’язково мати журнали вхідної та вихідної кореспонденції

Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

4

52

2

4

16

1646

9

39979

2

40

10

1870

2

139

3

12473

5

217

2

120

3

331

2

132

6

1032

7

214

3

65

5

95

3

210

3

165

4

306

4

476