Види та класифікація наказів підприємства

Видає накази керівник підприємства на правах єдиноначальності на виконання розпорядчих документів (указів, постанов, розпоряджень, рішень тощо) та директивних листів підприємств, установ і організацій вищого рівня або за власною ініціативою чи ініціативою своїх структурних підрозділів.

Накази з основної діяльності підприємства

Зміст наказів з основної діяльності стосується найважливіших питань управлінської та профільної (наприклад, пов’язаної з виробництвом та/або реалізацією продукції і послуг) діяльності підприємства. Зокрема, планування, звітності, фінансування, організації роботи, удосконалення структури, розподілу функцій та повноважень між посадовими особами, створення колегіальних дорадчих органів (комісій, комітетів, рад), затвердження локальних нормативних документів (положень, правил, інструкцій, порядків, регламентів тощо).

Ось кілька прикладів заголовків до тексту наказів з основної діяльності:

1. «Про затвердження Положення про відділ кадрів»;
2. «Про внесення змін до штатного розпису підприємства на 2024 рік»;
3. «Про створення експертної комісії»;
4. «Про розширення ринку збуту продукції підприємства»;
5. «Про ліквідацію структурного підрозділу»;
6. «Про внесення змін до складу наглядової ради підприємства»;
7. «Про затвердження інструкції з діловодства на підприємстві».

Накази з адміністративно-господарських питань

Зміст наказів з адміністративно-господарських питань стосується:

1. організації та проведення певних заходів у межах цього підприємства або за участю його працівників. Наприклад, інвентаризації, курсів підвищення кваліфікації, поточного ремонту будівель і приміщень, покращання благоустрою територій, прилеглих до будівлі підприємства тощо;
2. призначення відповідальних осіб за напрями роботи, що не належать до основної діяльності підприємства. Наприклад, охорона праці, пожежна безпека, організація діловодства у структурних підрозділах тощо;
3. забезпечення працівників певними засобами, необхідними для виконання посадових обов’язків. Наприклад, транспортирними засобами, питною водою, спеціальним одягом і взуттям, засобами індивідуального захисту тощо;
4. облаштування робочих місць комп’ютерною та організаційною технікою;
5. запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів або працівників підприємства, встановлення певних заборон або обмежень. Скажімо, користування обігрівачами, кондиціонерами, електроприладами.

Наведемо приклади заголовків до тексту наказів з адміністративно-господарських питань:

1. «Про проведення річної інвентаризації»;
2. «Про організацію курсів підвищення кваліфікації для працівників відділу кадрів підприємства»;
3. «Про створення комісії з перевірки стану діловодства та архівного зберігання документів на підприємстві»;
4. «Про призначення відповідальних за пожежну безпеку у структурних підрозділах підприємства»;
5. «Про запровадження системи електронного документообігу підприємства»;
6. «Про забезпечення працівників підприємства комп’ютерною технікою»;
7. «Про виготовлення візитних карток для працівників підприємства»;
8. «Про проведення озеленення, прибирання та благоустрою території підприємства»;
9. «Про призначення чергових по підприємству у вихідні дні».

Накази з кадрових питань

До наказів з кадрових питань належить чимало різновидів наказів, що створюють на підприємстві. При цьому кадрові накази слід розділяти залежно від строків зберігання. У наступному розділі наводимо перелік наказів із кадрових питань разом зі строками їх зберігання.

Строки зберігання наказів

Строки зберігання для різних видів наказів встановлено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Цей документ є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма юридичними особами незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня та масштабу діяльності, форми власності, а також і фізичними особами – підприємцями.

Строки зберігання відповідних видів наказів детально наведені нижче у таблиці. Зважаючи на те, що зміст деяких статей Переліку № 578/5, зокрема п. «б» ст. 16, в якій визначено строки зберігання різних видів кадрових наказів, дещо застарів і потребує приведення у відповідність до інших нормативно-правових актів. У таблиці назви видів кадрових наказів зазначено в оновленому варіанті.

Чи можна всі накази реєструвати без поділу на строки зберігання, якщо таких наказів створюється обмаль?

Ні, не можна.

Незважаючи на загальну кількість наказів, виданих керівником підприємства протягом року, їх реєструють, формують у справи та зберігають на підприємстві залежно від видів і строків їхнього зберігання. Надалі це впливає на формування архіву підприємства. Адже накази постійного та тривалого строку зберігання через два роки після їх завершення у діловодстві передають до архівного підрозділу (архіву) підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Водночас накази тимчасового строку зберігання (5 років) після завершення встановленого строку включають до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Особливо уважним слід бути під час визначення строку зберігання кадрового наказу. Адже строк зберігання наказу залежить не лише від його виду, а й від змісту. Наприклад, наказ про відпустку без збереження заробітної плати слід зберігати 75 років, тоді як наказ про надання щорічної оплачуваної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням – лише 5 років.

Висновки

1. Керівник підприємства має право видавати такі види наказів: з основної діяльності підприємства, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань.
2. Наказ з основної діяльності підприємства має постійний або тривалий строк зберігання, залежно від того, чи створюються у діяльності відповідного підприємства документи, віднесені до Національного архівного фонду, чи ні.
3. Наказ з адміністративно-господарських питань на всіх без винятку підприємствах має тимчасовий строк зберігання – 5 років.
4. Переважна більшість кадрових наказів мають тривалий строк зберігання – 75 років, деякі – тимчасовий строк зберігання – 5 років.
5. Накази реєструють, групують у справи та зберігають залежно від їх видів і строків зберігання.

Маргарита БАЧИНСЬКА, експерт з питань документознавства і архівознавства

Стаття на тему:

До якого виду наказів слід віднести накази з питань військового обліку

Три способи реєстрації наказів

Шаблони та зразки документів:

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання