Чи потрібно в особовій справі на кожній сторінки кожного документа ставити напис «Згідно з оригіналом, посада П.І.Б. дата»?
Так, потрібно – на кожній сторінці копії документа.
Відповідно до п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), за загальним правилом діловодства до будь-якої справи (тобто й особової також) вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку.
Отже, усі копії документів мають бути засвідчені (приміром, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплому тощо). Водночас оригінали документів (наприклад, автобіографію працівника) засвідчувати не потрібно!
Також згідно з п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5 копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (тож якщо вона не буде засвідчена, в ній немає жодного сенсу). Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та особа, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж такий обов’язок може покладатися окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби).
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Статті на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Автобіографія на роботу: як правильно написати
Відео на тему:
Закриваємо особову картку і особову справу звільненого працівника