Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення

Визначаємося з поняттями

Скорочення чисельності або штату працівників – одна з підстав для розірвання трудового договору, що передбачена п. 1 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).

Розірвання трудового договору за зазначеною підставою відбувається в разі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, а також з інших причин, які супроводжуються змінами у складі працівників за посадами, спеціальністю, кваліфікацією, професією.

Як зазначено в листі Мінпраці від 07.04.2011 № 114/06/187-11, скорочення чисельності та скорочення штату – це два різні поняття. Чисельність працівників – це списковий склад працівників, і скорочення чисельності передбачає зменшення їх кількості.

Штат працівників – це сукупність посад, встановлених у штатному розписі підприємства. Отже, скорочення штату означає зміну штатного розпису шляхом ліквідації певних посад або зменшення кількості штатних одиниць для певних посад.

Порядок скорочення чисельності працівників або штату працівників 

Процес звільнення в цих випадках складається з декількох послідовних кроків.

Нумо розглянемо кожен з них детальніше.

Крок 1. Прийняти рішення щодо проведення скорочення персоналу на підприємстві

Зазвичай таке рішення оформлюється наказом про зміни в організації виробництва і праці, в якому вказується про скорочення чисельності та штату працівників.

Рішення приймає директор. Якщо рішення приймають власники підприємства та оформляють його відповідним документом (наприклад, протоколом загальних зборів засновників), вже потім директор видає наказ.

В наказі слід зазначити причини, обґрунтування, чому відбувається скорочення персоналу. Причиною може бути реорганізація, ліквідація, зміна або оптимізація організаційної структури, зміна штатної чисельності працівників тощо. 

Крок 2. Повідомити профспілку (за її наявності на підприємстві)

За мирних часів роботодавцю слід повідомити профспілковій організації, якщо така організація існує на підприємстві, про майбутні звільнення персоналу підприємства. Це вимагається згідно з ч. 3 ст. 22 Закону України від 15.09.1999 № 1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» (далі — Закон № 1045), і таке повідомлення слід зробити не пізніше, ніж за 3 місяці до дати звільнення працівників.

Зверніть увагу, що під час дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП (розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця за попередньою згодою профспілки) не застосовуються, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, вибраних до профспілкових органів. Цей нюанс передбачено ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон № 2136).

Важливо! У разі, якщо скорочення є масовим у розумінні ст. 48 Закону України від 05.07.2012 № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі — Закон про зайнятість), роботодавець зобов’язаний подати до центру зайнятості Інформацію про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН, затвердженою наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.03.2021 № 563. форму № 4-ПН (далі — Форма № 4-ПН).

Крок 3. Видати наказ про майбутнє звільнення

Не пізніше ніж за два місяці до майбутнього звільнення треба видати наказ про скорочення персоналу і попередити працівників (ст. 49² КЗпП). Воєнний стан у цій частині на законодавствоне вплинув. 

При підготовці наказу про скорочення персоналу слід визначити категорії працівників, які мають переважне право залишитися на роботі. Згідно зі ст. 42 КЗпП, таке право надається працівникам, які мають вищу кваліфікацію і продуктивність праці.

При рівній продуктивності та кваліфікації перевагу надають працівникам таких категорій (ст. 42 КЗпП): 

1. сімейним – за наявності двох і більше утриманців;
2. особам, в сім'ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком;
3. працівникам з тривалим безперервним стажем роботи на цьому підприємстві, в установі, організації;
4. працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах без відриву від виробництва;
5. учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України, а також особам, реабілітованим відповідно до Закону України від 17.04.1991 № 962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років» (далі — Закон № 962), з-поміж тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
6. авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій;
7. працівникам, які дістали на цьому підприємстві, в установі, організації трудове каліцтво або професійне захворювання;
8. особам з-поміж депортованих з України, протягом п'яти років з часу повернення на постійне місце проживання до України;
9. працівникам з-поміж колишніх військовослужбовців строкової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб з-поміж резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу та осіб, які проходили альтернативну (невійськову) службу, – протягом двох років з дня звільнення їх зі служби;
10. працівникам, яким залишилося менше ніж три роки до настання пенсійного віку, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат;
11. працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше ніж рік.

Переважне право залишитися на роботі може бути надане й іншим категоріям працівників, якщо це передбачено законодавством України (ч. 3 ст. 42 КЗпП). 

Які категорії працівників недопустимо звільняти при скороченні персоналу?

У КЗпП визначено категорії та статуси працівників, яких заборонено звільняти у разі скорочення штату або чисельності.

Серед них, зокрема:

1. вагітні жінки (ст. 184 КЗпП); 
2. жінки, які мають дітей віком до 3 років (до 6 років – у разі, якщо дитина потребує домашнього догляду, визначеного в медичному висновку, але не більше як до досягнення дитиною 6-річного віку) (ст. 184 КЗпП); 
3. одинокі матері за наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю (ст. 184 КЗпП); 
4. батьки, які виховують дітей без матері (зокрема і у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікуни й піклувальники (ст. 184, 186¹ КЗпП);
5. працівники молодше 18 років без згоди міської (районної) комісії у справах неповнолітніх (ст. 198 КЗпП).

Крок 4. Попереджаємо працівників про скорочення

Після визначення тих, хто залишається на роботі, а кого треба звільнити, готується письмове попередження про вивільнення працівника через скорочення.

Попередити необхідно особисто кожного працівника про майбутнє звільнення за 2 місяці до дати звільнення. Виключень для воєнного стану щодо самого повідомлення або строку його надання працівникам немає!

Радимо процедуру попередження зробити наступним чином:

1. надішліть працівникам письмові повідомлення (можна зробити в довільній формі);
2. ознайомте кожного співробітника з наказом про скорочення персоналу під підпис.

Зверніть увагу, що з моменту повідомлення працівника про звільнення до фактичного звільнення (не менше ніж 2 місяці) працівник продовжує працювати на підприємстві, як і решта співробітників.

Чи можливе звільнення працівника до закінчення 2-місячного строку попередження?

Звільнення до закінчення 2-місячного строку попередження можливе. Роботодавець звільнення через скорочення до спливу 2 місяці ініціювати не може, а працівник може.

На такому наголошує Держпраці у Вінницькій області. Для цього працівник має написати відповідну заяву про скорочення строку попередження про звільнення і зазначити в заяві бажану для звільнення дату. Якщо роботодавець згоден, то відбувається звільнення за скороченням за п. 1 ст. 40 КЗпП до закінчення 2 місяців із виплатою вихідної допомоги у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП). 

Водночас, як наголошує Держпраці, скорочення терміну попередження є правом, а не обов’язком роботодавця. Якщо роботодавець з виробничих причин не має можливості визначити іншу дату звільнення працівника, він має право відмовити працівнику у проханні звільнити його за п. 1 ст. 40 КЗпП до спливу 2 місяців.

Отже, якщо роботодавець відмовляє у звільненні за скороченням до спливу 2 місяців, працівник може надати заяву про звільнення за власним бажанням або угодою сторін. Виплата вихідної допомоги у цьому випадку не здійснюється. 

Крок 5. Пропонуємо працівникам вакантні посади

Пропонуємо всі вакантні посади з моменту попередження працівника до моменту звільнення. Роботодавець зобов'язаний запропонувати працівнику, який скорочується, всі наявні вакансії й роботу, яку може виконувати працівник згідно з його кваліфікацією. 

Крок 6. Видати наказ про звільнення персоналу у зв’язку зі скороченням

Такий наказ видається після закінчення двох місяців після попередження працівників про майбутнє скорочення. Працівників, чиї посади підлягають скороченню, з наказом слід ознайомити під підпис.

Звертаємо увагу: звільнення за п. 1 ст. 40 КЗпП можливе, тільки якщо на підприємстві немає іншої роботи для працівника, чия посада підпала під скорочення, або такий співробітник письмово відмовився від переведення.

Крок 7. Провести остаточний розрахунок із працівником і видати йому паперову трудову книжку (якщо вона зберігалася на підприємстві)

Важливим етапом процесу звільнення є проведення остаточного розрахунку із працівником. Це відбувається у день звільнення. Під час цього розрахунку працівнику мають виплатити всі належні йому кошти. Це включає зарплату, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей, а також вихідну допомогу, яка передбачена ст. 44 КЗпП. 

Додатково, в день звільнення, працівнику вручається його паперова трудова книжка із внесеним записом про звільнення через скорочення. Трудова книжка видається працівнику, якщо вона зберігалася на підприємстві. 

Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то на його вимогу і при пред’явленні паперової трудової книжки роботодавець зобов’язаний внести запис про звільнення. 

Крім того, працівник має отримати копію наказу про звільнення, як це передбачено ст. 47 КЗпП.

Висновки

Процес скорочення персоналу на підприємстві охоплює наступні кроки:

1. Видаємо наказ про скорочення чисельності або штату працівників.
2. Визначаємо переважне право працівників на залишення на посаді.
3. Письмово попереджаємо працівників про майбутнє звільнення за два місяці.
4. Пропонуємо працівнику вакантні посади, які відповідають його кваліфікації, і якщо він відмовився, письмово фіксуємо таку відмову.
5. Звільняємо працівника відповідно до п. 1 ст. 40 КЗпП.
6. Розраховуємося з працівником у день звільнення.

Анастасія ШЕВЧЕНКО, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників (у довільні формі)

Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Заява про звільнення у разі скорочення

Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників (скорочення терміну)

Подання профспілковому комітету про розірвання трудового договору у зв'язку зі скороченням чисельності та штату працівників

Протокол загальних зборів трудового колективу при скороченні працівників

Наказ про попередження про звільнення у зв'язку із скороченням посади