Списки військового обліку: як оформити до 25 січня

Підстави законодавства

Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487), діє вже понад три роки. А кількість запитань, надісланих редакції щодо їх ведення, свідчить про те, що тема залишається актуальною.

Кожного відповідального за ведення військового обліку на підприємстві досі хвилюють питання правильності ведення, підписання, реєстрації та зберігання списків персонального військового облікую.

Розберімося з основними нюансами.

Хто повинен вести списки

Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) ведуть усі юридичні особи, у яких працюють чи навчаються призовники, військовозобов'язані чи резервісти.

Якщо немає жодного призовника, військовозобов'язаного чи резервіста, обов'язку формувати пусті списки немає, як немає й обов'язку інформувати ТЦК про відсутність осіб, щодо яких ведеться облік.

Крім списків, ведеться також Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487).

Списки та Відомість ведуться в паперовій або електронній формі.

Який строк для роздрукування, підписання та реєстрації списків

Списки та Відомість потрібно роздрукувати, підписати та зареєструвати до 25 січня 2026 року. З огляду на те що 25 січня у 2026 році припадає на неділю, доцільно це зробити не пізніше 23.01.2026.

Важливо, що до роздрукованого списку увійдуть призовники, військовозобов’язані та резервісти, які станом на 1 січня 2026 року є штатними працівниками підприємства.

Не увійдуть до списку, який буде роздруковано до 23.01.2026:

1. призовники, військовозобов’язані та резервісти, які були виключені з військового обліку у 2025 році;
2. призовники, військовозобов’язані та резервісти, що були звільнені з роботи у 2025 році.

Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтеся вже зараз!

Яка відповідальність за невиконання вимоги щодо роздрукування і підписання списків

Будь-які порушення порядку ведення військового обліку вважається порушенням законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію і можуть бути підставою для застосування штрафів відповідно до ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП).

За порушення ведення військового обліку на посадових осіб підприємства може бути накладений адмінштраф.

На сьогоднішні розмір штрафу складає від 34 000 до 59 500 грн.

Зауважте:

1. адмінштраф застосовують не до підприємства, а до керівника чи відповідальної особи;
2. немає критеріїв «скільки за що»: розмір штрафу визначає керівник ТЦК в межах наведених вище сум;
3. штраф можуть накласти протягом трьох місяців з дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КУпАП).

Яка форма використовується для ведення списків

Як було зазначено вище, списки персонального військового обліку складають за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку № 1487.

Форма у Порядку № 1487 є лише одна, але списків буде стільки, скільки категорій працівників, що підлягають персональному військовому обліку.

Списки складають окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Ось кілька практичних порад щодо визначення груп списків.

Якщо у Вас є лише офіцери, то потрібно вести тільки один список. У разі ж наявності на Вашому підприємстві призовників доведеться вести дві групи списків і так далі.

Для розуміння, до якої групи списків потрібно внести дані працівника, необхідно зазирнути до його військово-облікового документа, щоб знайти в ньому військове звання. Щоб розібратися, які військові звання є офіцерськими, а які рядово-сержантсько-старшинськими, можна звернутися до ст. 5 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу».

Підказка: молодший лейтенант і вищі звання – це офіцерський склад. І дані таких осіб Ви повинні внести до списку першої групи. Усі звання, що нижче молодшого лейтенанта – рядовий, сержантський старшинський склад, – це список другої групи.

Але існує такий важливий нюанс. Коли йдеться про жінок, то немає значення, яке у них військове звання. Дані військовозобов’язаних жінок завжди потрібно вносити до списку третьої групи

Які особливості визначення групи списку для призовників?

Зазвичай найбільше запитань виникає з призовниками, адже призовниками можуть бути особи до 25 років. Отже, у списку призовників (четверта група) можуть бути лише особи молодші за зазначений вік.

Після досягнення 25-річного віку ТЦК протягом 30 календарних днів знімає особу з військового обліку призовників і ставить на військовий облік військовозобов'язаних. Роботодавцю доцільно попросити працівника слідкувати за даними електронного військово-облікового документу, і як тільки категорія обліку "призовник" зміниться на "військовозобов'язаний", можна буде перенести дані такого працівника зі списку призовників до списку рядового, сержантського, старшинського складу.

Які нюанси заповнення списків?

Як же заповнювати графи списків? Головний секрет – нічого не вигадувати, а всі дані переписувати з наявних документів.

У п.1 Примітки до додатку 5 до Порядку № 1487 зазначено:

Графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання. У разі відсутності у військово-обліковому документі інформації, зазначеної у графах 3, 8, 13—16 цього додатка, про це вказується у повідомленні про призначення на посаду/звільнення з посади, що надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу).

Додаток 5 містить Перелік інформації, яка зазначається у списках:

Графа 1 – номер облікового запису.

Графа 2 – категорія військового обов’язку (призовник, військовозобов’язаний, резервіст).

Графа 3 – військове звання згідно із записом у військово-обліковому документі (для призовників не заповнюється).

Графа 4 – прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) призовника, військовозобов’язаного, резервіста.

Графа 5 – дата народження призовника, військовозобов’язаного, резервіста.

Графа 6 – окремий номер запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Графа 7 – реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності) або серія (за наявності) та номер паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це відповідному органу контролю і мають відмітку в паспорті громадянина України).

Графа 8 – тризначне (шестизначне для офіцерського складу) цифрове позначення військово-облікової спеціальності (для призовників не заповнюється).

Графа 9 – серія (за наявності) та номер військово-облікового документа (зокрема військового квитка, тимчасового посвідчення військовозобов’язаного), ким та коли видано (час та дата формування для військово-облікового документа, який сформовано засобами Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів).

Графа 10 – серія (за наявності) та номер паспорта громадянина України, ким та коли видано.

Графа 11 – адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання, зазначеного у відповідному документі призовника, військовозобов’язаного, резервіста, або його фактичне місце проживання.

Графа 12 – найменування територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу), в якому призовник, військовозобов’язаний, резервіст перебуває на військовому обліку.

Графа 13 – строк, на який надано відстрочку військовозобов’язаним та резервістам від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період, призовникам від направлення для проходження базової військової служби (за наявності), та підстави для її надання (пункт, частина, стаття відповідного закону).

Графа 14 – строк, на який надано відстрочку від призову на військову службу під час мобілізації військовозобов’язаним, які заброньовані (для резервістів та призовників не заповнюється).

Графа 15 – у разі проходження військової служби – «так», в іншому випадку – «ні» (для призовників не заповнюється).

Графа 16 – інформація про наявність мобілізаційного розпорядження «так» або «ні», дата його видачі та номер команди (військової частини для резервістів) (для призовників не заповнюється).

Графа 17 – найменування посади, дата та номер наказу (розпорядчого документа) про призначення на посаду/звільнення з посади (останнього переведення, переміщення).

Графа 18 – дата та номер повідомлення, надісланого до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу), про призначення на посаду/звільнення з посади. У разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів робиться запис «Виключено з військового обліку за віком».

Висновки

1. Отже, якщо Ви тільки починаєте вести списки, то слід пам’ятати, що є чотири групи списків, а саме: список офіцерів, список рядового, сержантського, старшинського складу, список жінок і список призовників.
2. Списки ведуться за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку № 1487.
3. Списки ведуться в електронній або паперовій формі.
4. Графи списків заповнюються на підставі паспорта і військово-облікового документу.
5. Списки необхідно роздрукувати, підписати та зареєструвати до 25 січня 2026 року і надалі зберігати їх на підприємстві.
6. Підказки щодо того, як заповнити списки, Ви можете побачити в Переліку відомостей, що розміщений під табличною формою списків, наведеною у додатку 5 до Порядку № 1487.
7. Списки подаються до ТЦК для звіряння (не рідше одного разу на рік) та в інших випадках на вимогу ТЦК.

Якщо ви лише починаєте вести військовий облік, радимо ознайомитися зі статтею Військовий облік від А до Я: все, що треба знати наприкінці 2025 – початку 2026

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Перехід на Резерв ID & Списки ВО, звіряння з ТЦК, додаток 4: усі зміни, поради та зразки»