Штраф за квоту 4%, нові правила засвідчення копій з 04.04, пріоритетність оцифрування трудових і квітнево-травневі вихідні. Коротко про головне за тиждень 06.04–10.04.2026

1. Штраф за невиконання квоти 4% – термін сплати до 15.04
2. Записи про навчання у трудовій книжці: нове роз’яснення ПФУ
3. Прийняття на роботу: алгоритм дій для роботодавця
4. Відмітка «Копія» обов’язкова на кадрових документах з 04.04: оновлені Правила № 1000/5
5. Оцифрування трудових до 10.06: кому в першу чергу – роз’яснення ПФУ
6. Святкові дні у квітні–травні 2026: чи будуть вихідні та перенесення

Штраф за невиконання квоти 4% – термін сплати до 15.04

До 15 квітня 2026 року необхідно сплатити штрафи за невиконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю за 2025 рік.

Ще до 10 березня Фонд соцзахисту в автоматичному режимі визначив перелік підприємств, які не дотрималися квоти, та надіслав відповідні розрахунки. Ці документи надійшли в електронні кабінети на порталі Пенсійного фонду.

Щоб перевірити, чи є у вас штраф:

1. Зайдіть на вебпортал ПФУ за допомогою електронного підпису.
2. У меню «Мої документи» оберіть вкладку «Адміністративно-господарські санкції».
3. Якщо документ знайдено – суму потрібно сплатити до 15.04.2026.

За невчасно сплачений штраф нараховується пеня за кожен день прострочення у розмірі 120% річної облікової ставки НБУ. Жодних пільг чи відстрочок через воєнний стан закон не передбачає.

Нагадаю, штрафи за невиконання нормативу у 2026 році скасовано. Замість них діє обов’язковий цільовий внесок. Його сплачують ті роботодавці, які не забезпечили необхідну кількість місць: 1 місце для штату до 25 осіб або 4% для більших підприємств.

Щоб правильно підраховувати середньооблікову кількість штатних працівників, скористайтесь нашим калькулятором на kadroland

Записи про навчання у трудовій книжці: нове роз’яснення ПФУ

Пенсійний фонд України роз’яснив, як правильно вносити відомості про навчання до трудових книжок (лист ПФУ від 02.04.2026 №2800-030102-8/23246).

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58, заклад освіти або наукова установа роблять записи для студентів, учнів та аспірантів, які навчаються на денних відділеннях. Роботодавець за місцем роботи вносить відомості про навчання у професійно-технічних закладах, період виробничої практики або час перебування в аспірантурі.

Підставою для внесення даних є виключно накази навчального закладу про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів чи слухачів. У трудовій книжці обов’язково зазначають дату, номер і назву відповідного документа.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Як передати скан-копії трудової книжки на порталі ПФУ: практикум з демонстраціями у відеокурсі на kadroland

Прийняття на роботу: алгоритм дій для роботодавця

Держпраці роз’яснює, що офіційне працевлаштування вимагає чіткого алгоритму оформлення трудових відносин.

По-перше, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору (в усній або письмовій формі). На час воєнного стану договір може бути усним, навіть якщо закон зазвичай вимагає письмової форми (ст. 24 Кодекс законів про працю України, далі – КЗпП).

По-друге, для працевлаштування обов'язково оформлюється наказ про прийняття на роботу. Працівник подає заяву в довільній формі з вказівкою на основне місце роботи або сумісництво, а також надає копії необхідних документів – паспорт, трудову книжку (за наявності) або відомості про стаж із реєстру застрахованих осіб, військово-обліковий документ, документ про освіту, дані про стан здоров’я (ст. 24 КЗпП).

Ще один важливий крок - повідомлення Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу в установленому порядку (постанова КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту»).

Також не забувайте про ще один етап - протягом 7 днів з дня видання наказу про прийняття на роботу призовника, військовозобов'язаного чи резервіста слід повідомити ТЦК.

Що змінилося у прийнятті на роботу у 2026 році на безкоштовному вебінарі 16 квітня

Відмітка «Копія» обов’язкова на кадрових документах з 04.04: оновлені Правила №1000/5

З 4 квітня 2026 року змінилися правила кадрового діловодства. Відтепер на копіях усіх кадрових документів обов’язково має бути відмітка «Копія» (наказ Мін’юсту від 16.03.2026 №667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року №1656/5»).

У оновлених Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 чітко визначено: слово «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Законодавство не обмежує спосіб нанесення – ви можете замовити спеціальний штамп або написати це від руки чіткими друкованими літерами.

При цьому, варто розрізняти призначення відміток. Слово «Копія» лише визначає статус документа, але саме по собі не надає йому юридичної сили. Для повноцінного засвідчення, як і раніше, необхідно використовувати фразу «Згідно з оригіналом».

Нижче зазначається посада відповідальної особи, ставиться підпис, ім’я та ПРІЗВИЩЕ великими літерами, а завершує напис дата засвідчення.

Напис про засвідчення копії скріплюють печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу підприємства за наявності.

Такі правила тепер діють в тому числі для копій наказів про звільнення, копій документів в особових справах та при формуванні справ з військового обліку.

Який перелік кадрових документів, має бути на підприємстві у довіднику на kadroland

Оцифрування трудових до 10.06: кому в першу чергу – роз’яснення ПФУ

ПФУ роз’яснив, що є категорії осіб, чиї трудові книжки слід оцифрувати в першу чергу.

Насамперед скан-копії документів подають для:

1. осіб, яким до виходу на пенсію за віком залишилося два роки або менше;
2. працівників, які мають трудовий стаж за період до 1 липня 2000 року.

Пенсіонерам, які вже отримують виплати за віком, подавати трудову книжку або інші документи про трудову діяльність не обов’язково. Їхній стаж уже був врахований і занесений до баз ПФУ під час призначення пенсії.

Водночас усім іншим застрахованим особам важливо завершити оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року.

Подати відомості може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг ПФУ. Окрім трудової книжки, для підтвердження стажу можуть знадобитися дипломи про освіту, військовий квиток або свідоцтва про народження дітей.

Перевірити результати оцифрування можна у своєму особистому кабінеті на порталі Фонду.

Чи будуть приймати скани трудових книжок після 10.06.2026 на безкоштовному вебінарі 13 квітня

Святкові дні у квітні–травні 2026: чи будуть вихідні та перенесення

Федерація профспілок роз’яснила, що у квітні та травні 2026 року традиційних довгих вікендів на державні свята не буде.

Через дію воєнного стану немає святкових та передсвяткових днів, а також не працює правило перенесення вихідного дня ( ч. 3 ст. 67, ст. 73 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Це означає що, Великдень, який святкуватимемо 12 квітня, та Трійця 31 травня припадають на неділю, проте вихідні на наступні за ними понеділки не переносяться. Таким чином, 13 квітня та 1 червня будуть звичайними робочими днями.

Так само без додаткового відпочинку пройдуть 1 травня (День праці) та 8 травня (День пам'яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років). Оскільки воєнний стан наразі встановлено до 4 травня 2026 року, у разі його продовження всі ці дати будуть робочими.

Водночас під час дії воєнного стану продовжує діяти норма, яка дозволяє роботодавцям переносити робочі та вихідні дні, якщо це передбачено трудовим або колективним договором, а за їх відсутності – на підставі наказу роботодавця, погодженого з профспілкою або представниками працівників (ч. 4 ст. 67 КЗпП).

Також роботодавці мають право за потреби самостійно встановлювати гнучкі графіки роботи, скорочувати тривалість робочого часу або надавати працівникам додаткові дні відпочинку за рахунок підприємства.

Маєте запитання Як правильно оформити роботу у вихідний день? Задайте їх у сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин до доби

Тетяна ШОЛКОВА, редактор kadroland