Проблеми з трудовими книжками та стажем: чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування

1. Чому питання оформлення пенсії є складним
2. Що змінилося після запровадження електронних трудових книжок
3. Чи вирішує оцифрування всі проблеми
4. Які проблеми виникають з електронними трудовими книжками
5. Які правові гарантії має працівник
6. Чому навіть виграні суди не розв'язують проблеми
7. Які висновки варто зробити кадровикам
8. Чи можна остаточно відмовитися від паперової трудової книжки
9. Як зміниться підтвердження страхового стажу без довідок

Чому питання оформлення пенсії є складним

Оформлення пенсії – одне з найскладніших правових питань. І воно рано чи пізно виникає в житті більшості людей.

А трудова книжка (далі – ТК) є основним документом про трудову діяльність працівника, яка підтверджує його стаж роботи. Якось прочитала дуже влучний вислів:

Наша пенсійна система – не просто: «працював – платив – одержав пенсію». У нас це – захоплююча і не завжди приємна пригода

Що змінилося після запровадження електронних трудових книжок

З набуттям чинності з 10.06.2021 Закону України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. З цієї ж дати виникла потреба оцифрувати ТК та документи про трудову діяльність застрахованих осіб.

І роботу з оцифрування цих документів необхідно завершити до 10.06.2026 (принаймні поки що говоримо саме про цю дату).

Чи вирішує оцифрування всі проблеми

А тепер – до головного.

Всі ми були впевнені, що коли ТК вже оцифрована і всі підтверджувальні документи знаходяться в особистому кабінеті працівника, то проблем вже немає, і людина спокійно оформить пенсію. Та не все так просто!

Те, що ПФУ радить не зволікати з оцифруванням ТК – це одне. Існує ще одна проблема, яка, на мій погляд, не менш вагома, ніж оцифрування ТК.

Які проблеми виникають з електронними трудовими книжками

Аналізуючи питання кадровиків у професійних групах та особисті звернення до мене як від кадровиків, так і від власників ТК, бачу такі вузькі місця:

1. Зникнення ЕТК.

Бувають випадки, коли ЕТК, яка вже є в особистому кабінеті працівника на порталі ПФУ, дивним чином «чомусь» зникає. Були випадки, коли в усіх працівників підприємства «зникли» їхні ЕТК.

З цим питанням я звернулася до свого відділення ПФУ. Мені повідомили, що такі випадки дійсно непоодинокі, а причина цього – «невідома».

2. Людський фактор.

Те, що ЕТК вже створена, не означає, що можна розслабитися, адже ніхто не скасовував людський фактор.

Як проявляється людський фактор на практиці?

У працівника вже сформована ЕТК. Проте під час опрацювання скан-копій працівник ПФУ міг щось не помітити, не звернути уваги або не визнати запис помилковим (через незнання, з іншої причини).

Під час оформлення пенсії у громадянина виникають ті самі проблеми, що і під час передачі документів (окрім причин неправильного сканування):

1. помилки на титульній сторінці ТК (ПІБ, відсутність зміни прізвища);
2. відсутність нумерації записів;
3. помилки або виправлення в датах (графи 2, 4);
4. різний колір пасти;
5. використання римських цифр замість арабських тощо.

Усе це суперечить вимогам Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58.

І саме тоді (а це може бути через 10-15 років) громадянину доведеться доводити справжність ТК та записів у ній.

А далі… ПФУ вимагає додаткові документи

Саме так. Працівники ПФУ вимагають у власників вже існуючих ЕТК додаткові підтверджувальні документи щодо підтвердження стажу для призначення пенсії.

Які правові гарантії має працівник

Чи є законними вимоги фахівців ПФУ якщо вони стосуються існуючих ЕТК надати підтверджувальні документи щодо обґрунтування наявного стажу роботи для призначення пенсії, хоча всі необхідні документи вже є особистому кабінеті застрахованої особи?

Зазирнемо до рішень судів. Так, Верховний Суд в своїх постановах неодноразово зазначав, що:

1. відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації (від 06.02.2018 у справі № 677/277/17);
2. формальні неточності щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії (від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а; від 04.09.2018 у справі № 423/1881/17);
3. не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки головним є підтвердження факту зайнятості особи на конкретних роботах, а не правильність записів у ТК (від 06.03.2018 у справі № 754/14898/15-а);
4. за відсутності трудової книжки, або коли в ній відсутні необхідні записи / містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються особові рахунки й відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики та інші документи, які містять відомості про періоди роботи (від 28.01.2025 у справі № 300/8132/23).

Верховний Суд та суди України різних рівнів посилаються на рішення:

1. Європейського суду з прав людини, згідно з якими ризик помилок державних органів несе держава, а не громадянин;
2. Європейської Конвенції з прав людини, ратифікованої Законом України від 17.07.1997 №475/97-ВР (див., наприклад рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 03.11.2025 у справі 280/7113/25).

Чому навіть виграні суди не розв'язують проблеми

Постанови ВС та рішення судів переважно задовольняють позови та визнають протиправними дії ПФУ щодо відмови в зарахуванні страхового стажу позивача. Тобто, як правило йдеться про захист прав громадян при призначенні пенсії.

Водночас Пенсійний фонд України в судах, як відповідач, все одно наполягає, що:

1. записи в ТК не відповідають вимогам інструкцій;
2. за наявності неточностей / виправлень стаж працівника не може бути зарахованим без додаткових підтверджувальних документів;
3. суд не має повноважень підміняти ПФУ у питаннях обчислення страхового стажу.

Хоча особи, які звертаються до судів з позовом щодо протиправних дій ПФУ, здебільшого виграють справи, але головною проблемою залишається саме фактичне виконання судових рішень. Як свідчить статистика, далеко не завжди ПФУ з першого разу погоджується зі змістом судових рішень, часто затягує їхнє виконання або взагалі ігнорує їх.

У липні 2025 р. Мінсоцполітики на Урядовому порталі повідомило:

В Україні накопичилась системна проблема з виконанням судових рішень щодо пенсій. За останні п’ять років кількість таких рішень зросла у понад 26 разів — до 758 тисяч рішень. Загальна сума боргу наразі майже 85 млрд грн

Які висновки варто зробити кадровикам

Навіть якщо скан-копії паперових ТК і всіх необхідних документів (кадрових / фінансових), зміст яких вплине на стаж застрахованої особи при оформленні йому пенсії, вже передані до ПФУ, а ПФУ прийняв їх і в особистому кабінеті працівника на порталі ПФУ є його ЕТК, фахівцям кадрової служби не варто розслаблятися.

Зазвичай фахівці ПФУ прискіпуються до елементарних недоліків під час записів в паперовій ТК, які фактично не впливають на підрахунок стажу при оформлені пенсії (що зазначається і в судових рішеннях). Тож під час роботи з паперовою трудовою працівника, або його сканкопіями бажано зайвий раз перевірити, чи є всі записи на титульній сторінці ТК, чи печатки біля записів є чіткими.

У разі виявлення невиправлених недоліків у трудовій книжці працівника ви можете:

1. надати працівникам поради та допомогу у їх виправленні з тим, щоб під час звернення за пенсією працівнику не довелося залишатися сам на сам з ПФУ;
2. коли виникли сумніви щодо записів чи вигляду печатки у трудовій книжці, порадити працівникам звернутися за місцем роботи та взяти там офіційно оформлені копії розпорядчих актів (чи витягів з них), які згадуються в трудовій книжці / довідку, де зазначена дана інформація або звернутися з цим саме питанням до архівного відділу за місцем розташування підприємства / організації / установи, де працювала застрахована особа.

Як підтвердити стаж, якщо роботодавця вже не існує, читайте тут.

Чи можна остаточно відмовитися від паперової трудової книжки

В жодному разі не радимо знищувати або втрачати трудову книжку, навіть якщо її оцифровано і ПФУ враховано в ЕТК весь ваш стаж, варто дочекатися призначення пенсії.

Як зміниться підтвердження страхового стажу без довідок

Є все ж надія щодо розв'язання проблеми неможливості надання до ПФУ підтверджувальних документів через об'єктивні причини. І вона підкріплена конкретними законодавчими кроками.

Верховною радою України 09.04.2026 ухвалено в цілому законопроєкт № 13705-д. Йдеться про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» щодо підтвердження страхового стажу, в якому, зокрема, наголошується:

Не потребують документального підтвердження відомості, необхідні для призначення (перерахунку) особі пенсії, за наявності відповідної інформації в публічних електронних реєстрах (інформаційно-комунікаційних системах). Витребування документального підтвердження таких відомостей у особи забороняється.

Крім того, ПФУ буде зобов’язаний :

надавати допомогу особам у витребуванні документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії. У разі відмови в призначенні (перерахунку) пенсії у зв’язку з відсутністю необхідного страхового стажу, передбаченого частинами першою – третьою статті 26 цього Закону, інформувати особу про порядок підтвердження страхового стажу (стажу роботи), у тому числі шляхом встановлення періоду перебування у трудових відносинах у судовому порядку

Детально про цей законопроєкт читайте тут.

Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06.2026: підготовка сканів та алгоритми»

Золота колекція «Трудова книжка – 2026: правила сканування, внесення та виправлення записів»

Золота колекція «Назви посад за КП & Важливі поради у ВО щодо списків, журналу, блокнота розписок: кейси та зразки»

Помічник кадровика «Відпустки за минулі роки: правила використання, обмеження тривалості, зразки наказів»

Статті та консультації на тему:

Чому у 60 років можна залишитися без пенсії: роль страхового стажу

Допомога на поховання мобілізованого працівника

Скільки коштує рік страхового стажу для пенсії у 2026 році

Страховий стаж, вислуга років та пенсії військовослужбовців: про що варто знати кадровику