Чи потрібен супровідний лист для відомості про бронювання працівників

Ні, не достатньо надіслати сканкопію відомості встановленої форми Порядком № 45 на електронну адресу ТЦК та СП з порушенням вимог та правил організації та ведення електронного документооббігу, потрібно надіслати із супровідним листом поштою з дотриманням вимог чинного законодавства.

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом. (пункт 10 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/stru#Stru)

Електронний документ оформлюється за загальними правилами документообігу та має реквізити, аналогічні документу з паперовим носієм інформації, з урахуванням таких особливостей:

1) створення окремих реквізитів електронного документа (електронного підпису та/або електронної печатки) здійснюється відповідно до законодавства у сферах електронного документообігу та електронних довірчих послуг;

2) для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання обов’язковим є використання електронних підписів та/або печаток у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання.

Процедура перевірки електронного документа полягає у перевірці наявності всіх його обов’язкових реквізитів та його цілісності шляхом перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки. (Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади, затверджених наказом Державного агентстваз питань електронного урядування України 07 вересня 2018 року № 60 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 р. за № 1309/32761 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1309-18/stru#Stru).

Також звертаємо увагу, що на підприємстві має бути запроваджего елпектронний документооббіг відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 11.11.2014 № 1886/5 та зареєтрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1421/26198 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14/stru#Stru).

Раді допомогти, звертайтесь ще!