Ні, без наявності відділу посади начальника відділу в штатному розписі бути не може.

Функція Вашого працівника не може повністю відповідати «Начальнику відділу кадрів» насамперед внаслідок того, що у нього відсутні керівні функції, які є у начальника будь-якого структурного підрозділу – за відсутності підлеглих Вашому працівнику немає ким керувати.

Відповідно ж до кваліфікаційної характеристики будь-якого начальника структурного підрозділу, в т. ч. і «Начальника відділу кадрів», яка міститься у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.2004 р. № 336 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0336203-04#Text), він має, серед іншого, керувати підлеглими. Таким чином, введення до штатного розпису підприємства посади начальника відділу без наявності такого відділу, як, відповідно, і підлеглих працівників, буде неправомірним.

Тож у Вашому випадку потрібно використовувати назви не керівних посад – приміром, «Інспектор з кадрів» або «Старший інспектор з кадрів».

Раді допомогти, звертайтесь ще!