Перехід на електронну реєстрацію вихідної кореспонденції в ТЦК

Так, ви можете перейти на ведення журналу реєстрації вихідної кореспонденції в електронній формі з 2026 року. Для цього необхідно видати відповідний наказ по підприємству, який затвердить порядок ведення та зберігання такого електронного журналу.

Загальні вимоги до діловодства та реєстрації документів встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Ці правила допускають ведення реєстраційних форм в електронному вигляді за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Щоб правильно організувати перехід, рекомендуємо дотримуватися такого алгоритму:

Видайте наказ по підприємству

Наказ є основним документом, що легітимізує новий порядок. У ньому слід визначити:

Дату переходу: Наприклад, «з 01 січня 2026 року запровадити ведення Журналу реєстрації вихідної кореспонденції в електронній формі».
Програмне забезпечення: Замість Word краще вказати табличний редактор (наприклад, Microsoft Excel), який дозволяє краще структурувати дані. Ідеальним варіантом є система електронного документообігу (СЕД), якщо вона є на підприємстві.
Затвердити перелік обов'язкових граф (наприклад: реєстраційний індекс, дата реєстрації, адресат, короткий зміст документа, виконавець, відмітка про відправлення).
Призначити працівника, відповідального за ведення електронного журналу.
Порядок закриття та зберігання: Чітко прописати процедуру, яку ви запропонували: «Відповідальній особі не пізніше 10 січня року, наступного за звітним, роздруковувати журнал реєстрації за минулий рік. Роздрукований журнал повинен бути прошитий, його аркуші — пронумеровані. На останньому аркуші робиться засвідчувальний напис про кількість аркушів, який підписується відповідальною особою та керівником, після чого журнал передається на зберігання до архіву підприємства».

З дати, зазначеної в наказі, відповідальна особа починає реєстрацію вихідних документів в електронному файлі (наприклад, Excel-таблиці), дотримуючись затвердженої форми та порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!