Недостатнє завірення витягів ТЦК може стати перевірочним недоліком

Ваша позиція є абсолютно правильною і ґрунтується на вимогах законодавства та логіці ведення діловодства.

Вимоги Порядку №1487 Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, у пункті 46 дійсно описує процедуру звіряння. Хоча пряма вимога про печатку детально прописана для випадку дистанційного (поштового) звіряння, вона встановлює загальний стандарт того, як має виглядати належним чином завірений документ:

«...один примірник витягу із списків персонального військового обліку повертається... з відміткою “звірено __ ____________ 20__ р.”, підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою».
Аргумент працівника ТЦК, що печатка ставиться лише при поштовому відправленні, є маніпулятивним.

Спосіб проведення звіряння (особисто чи поштою) не змінює юридичної суті дії — офіційного підтвердження відповідності даних. Гербова печатка засвідчує не спосіб передачі документа, а повноваження посадової особи та офіційний статус самого документа.
Під час планової або позапланової перевірки стану військового обліку на вашому підприємстві перевіряючі будуть вивчати документи, що підтверджують виконання вами всіх обов'язків.

Запис у Журналі перевірок (Додаток 9) є важливим, але він фіксує сам факт візиту та результати з боку підприємства.
Витяг зі списків з відміткою ТЦК є вашим основним доказом того, що ви виконали обов'язок зі звіряння даних. Відсутність гербової печатки на цьому документі ставить під сумнів його автентичність та завершеність процедури. Інший інспектор (або представник вищого ТЦК) може цілком обґрунтовано заявити, що звіряння не було завершено належним чином.

Рекомендуємо ввічливо, але наполегливо вимагати проставлення гербової печатки, посилаючись на те, що:

це єдиний спосіб належним чином підтвердити для підприємства факт офіційного звіряння;
ви прагнете уникнути можливих зауважень та штрафів під час майбутніх перевірок через формальні недоліки в документах.
Якщо усна відмова продовжується, ви можете підготувати короткий супровідний лист у двох примірниках, де просите підтвердити результати звіряння на витягу підписом та гербовою печаткою для належного ведення військового обліку на підприємстві. Один примірник листа з відміткою про отримання ТЦК залишаєте собі. Це буде додатковим доказом того, що ви вживали всіх заходів для коректного виконання своїх обов'язків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!