Як правильно завіряти копії документів відповідно до ДСТУ

Копії документів слід засвідчувати, у першу чергу, з дотриманням вимог глави 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 , бо це основний нормативно-правовий акт з діловодства, обов’язковий для застосування усіма юрособами без винятку.

Приклад засвідченої копії у форматі сервісу «Особистий консультант» я додати не можу, це не передбачено сервісом.

Але опишу Вам, де і що слід проставляти на копії.

Отже:

• відмітка (штамп) «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа;


• засвідчувальний напис – на останньому аркуші копії відповідного документа нижче реквізиту «Підпис».

Відповідно до пункту 5.26 ДСТУ 4163:2020 https://storage.kadroland.com/files/DSTU_4163-2020.pdf цей засвідчувальний напис має назву «Відмітка про засвідчення копії документа» і складається з таких елементів:

• слів «Згідно з оригіналом» (що можуть бути проставлені за допомогою штампу або оформлені рукописним способом),


• назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,


• дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком основної круглої печатки юрособи або печатки її структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо), або печатки «Для копій» (за наявності).

Приклади є у моїй статті за посиланням:

https://kadroland.com/news/10228-vidmitka-kopiya-ta-zgidno-z-originalom-yak-pravilno-zasvidcuvati-dokumenti

Раді допомогти, звертайтесь ще!