Як ознайомити працівника з змінами під час відсутності

Потрібно ознайомити мобілізованого працівника чи іншого працівника, який перебуває у відпустці.
Із розпорядчим документом із кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи та зазначають дату ознайомлення згідно п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n216).
Згідно ч. 3 ст. 29 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175) роботодавець може ознайомлювати працівників із наказами та іншими документами роботодавця:

1) за допомогою засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису;
2)за згодою сторін в трудовому договорі — альтернативними способами (електронна пошта, месенджери тощо).

Якщо не вдасться належним чином ознайомити мобілізованого працівника чи працівника, що перебуває у відпутці через відсутність зв’язку з ним, то залишайте відмітку пустою, актувати не потрібно. Ознайомите після повернення працівника на роботу, або коли працівник вийде на зв'язок. У цій ситуації роботодавець об’єктивно позбавлений можливості забезпечити ознайомлення працівника з наказом у момент його видання.

2. Якщо працівник надішле заяву на звільнення через альтернативні способи комунікації, то Ви так само можете всі документи надіслати через пошту, месенджері і попросити написати відповідь, що ознаймолений.

Після отримання відмітки про ознайомлення роботодавець має роздрукувати отриманий документ, його фото або знімок екрану і зберігати цей документ разом з наказом.
У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.
Керівники підприємств недержавної форми власності можуть урегулювати зазначене питання самостійно.
Якщо на підприємстві буде вирішено фіксувати доведення інформації або документів до відома працівника, можна використовувати, наприклад, таку форму документа, як протокол чи акт. Такі документи варто зберігати разом із наказами, заявами чи іншими документами, до яких вони складалися, адже саме ці акти надалі слугуватимуть підтвердженням того, що працівники були ознайомлені з відповідними документами. Зразок протоколу для прикладу - Протокол про ознайомлення працівника з наказом

Раді допомогти, звертайтесь ще!