Ведення книги обліку бланків: чи включати в номенклатуру

Порядок організації та ведення військового обліку, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, не містить вимоги щодо ведення цих книг та не затверджує їх форми.

Водночас зазначені книги включені до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 (статті 671–672). Однак Перелік не є нормативним актом, який встановлює обов'язок створювати такі документи. Його призначення — визначити строки зберігання документів у разі їх створення.

Назви цих книг залишилися ще з попередньої системи бронювання, коли підприємства отримували від ТЦК бланки спеціального військового обліку та вели їх облік. Після запровадження електронного бронювання через портал Дія більшість роботодавців таких бланків не отримує, тому потреба у веденні цих книг фактично відсутня.

На нашу думку, включати зазначені книги до номенклатури справ доцільно лише тим установам або підприємствам, які фактично їх ведуть (наприклад, якщо вони працюють із бланками спеціального військового обліку або це прямо вимагається їхнім ТЦК).

Якщо ж підприємство не отримує бланків спеціального військового обліку і не веде відповідні книги, включати їх до номенклатури справ законодавчих підстав немає.

Тобто сам факт наявності цих позицій у Переліку типових документів не означає, що кожна юридична особа зобов'язана створювати та вести такі книги.

Раді допомогти, звертайтесь ще!