Процедури кадрового обліку під час ліквідації підприємства: важливі аспекти

Всі документи мають бути передані до архівної установи сільської, селищної, міської ради чи ради об’єднаної територіальної громади.

Відповідно до п. 3 гл. 3 розд. XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n1367), у разі ліквідації підприємства усі документи з кадрових питань передаються до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб.

Перед безпосереднім здаванням документів в архів необхідно провести їх експертизу цінності й розподілити на кадрові документи тривалого зберігання (75 чи 50 років), які потрібно передати в архів, та тимчасового строку зберігання (приміром, заяви та накази про відпустки), які знищуються після перевірки.

Надалі потрібно підготувати документи для передання в архів. З особових справ вилучити всі скріпки та файли й кожну справу прошити в картонну обкладинку, перед цим пронумерувавши кожен аркуш справи та додавши наприкінці сторінку із засвідчувальним написом, де має бути зафіксована кількість аркушів у справі. Всі Журнали також потрібно прошити, пронумерувавши та зафіксувавши кількість аркушів і додавши засвідчувальний напис.

Потім потрібно скласти опис справ з кадрових питань (реєстр усіх сформованих особових справ та Журналів, які передаються на зберігання до архіву, а також особових карток П-2 та наказів тривалого строку зберігання). Щодо документів тимчасового зберігання, строки зберігання яких закінчилися, потрібно скласти акт про їх вилучення для знищення.

Після цього необхідно передати документи до архіву (за актом приймання-передачі) й отримати від нього довідку про прийняття документів на зберігання (без неї Держреєстратор не має права внести до ЄДР запис про ліквідацію підприємства).

Щодо довідок про стаж чи заробітну плату, то Ви їх маєте видати за заявами працівників до ліквідації підприємства – надалі ж працівники зможуть їх отримати виключно з архіву, до якого Ви здали документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!