Внесення відомостей до ПФУ: паперова трудова книжка чи звіти

Спеціально – ні, тільки за необхідності.

Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України:

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Тобто обов'язок роботодавця також полягає у веденні електронної трудової книжки працівників.

Але, як правило, такі відомості (про прийняття, звільнення, переведення) подаються на портал ПФУ за допомогою зарплатної звітності (зокрема, додатка Д5 до Податкового розрахунку).

Водночас деякі відомості слід вносити окремо шляхом подання xml-файлу або через додавання записів, до яких додають скан-копії наказів.

Роботодавець зобов'язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу, інші події.

Так, відповідно до п. 8 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1:

8. У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
Крім того, ст. 20 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ), передбачено:

З метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальник подає відомості про працівника щодо переведення на іншу роботу (посаду), звільнення, поновлення на роботі, призупинення/поновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складення присяги, належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.

В Законі №2464 та Порядку №11-1 строків подання таких відомостей не встановлено. Але передати їх роботодавець може тільки в період трудових відносин. Електронну трудову книжку продовжуємо вести й після 10.06.2026.

Раді допомогти, звертайтесь ще!