Як правильно провести зміни в штатному розписі підприємства

Це не скорочення, а зміна істотних умов праці та переведення на іншу посаду, оскільки змінюється посада і зміст роботи керівника, отже треба оформити зміну істотних умов праці з письмовою згодою працівника і наказом про переведення, а не процедуру скорочення.

Обґрунтування

Зміна назви посади керівника відділу на «провідний фахівець» із виведенням управлінських функцій – це не формальне перейменування. Фактично змінюється статус посади, обсяг повноважень і місце в структурі, тобто змінюються істотні умови праці та відбувається переведення на іншу посаду, навіть якщо оклад не зменшується. Такі зміни не можна вважати просто зміною назви заради приведення до Класифікатора професій.

Про зміну істотних умов праці роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника. У мирний час це робиться не пізніше ніж за два місяці до запровадження нових умов, а в період воєнного стану — не пізніш як до моменту запровадження таких умов згідно зі стаття 32 Кодексу законів про працю Українистаття 32 Кодексу законів про працю України. Працівник може погодитися і продовжити роботу або відмовитися.

Якщо працівник погоджується, оформлюється саме переведення на іншу посаду, а не скорочення. Для цього потрібні: заява працівника про переведення, наказ про переведення на посаду провідного фахівця, зміни до штатного розпису (вивести посаду «керівник відділу», ввести «провідний фахівець»), зміни до посадової інструкції та запис у особовій картці. Це узгоджується з підходом, коли введення нової посади і переведення на неї використовують для коректного приведення штатного розпису і посад у відповідність.

Процедура скорочення у вашій ситуації юридично не є обов’язковою і створює зайві ризики. Скорочення передбачає повідомлення за два місяці, обов’язкову пропозицію усіх можливих вакансій і можливе звільнення з виплатою вихідної допомоги, чого ви не плануєте. Таку процедуру застосовують, коли посада ліквідується і немає домовленості про переведення або працівник відмовляється від нових умов.

Підсумок: правильною і безпечнішою є схема «зміна структури + зміна істотних умов праці + переведення за згодою на нову посаду», без оформлення скорочення.

Алгоритм дій

1. Змінити структуру і штатний розпис.
   Підготувати та затвердити наказ про зміну структури (ліквідація відділів) і новий/змінений штатний розпис з виведенням посад керівників відділів і введенням посад провідних фахівців з тим самим окладом і потрібною датою введення.

2. Повідомити про зміну істотних умов праці.
   Вручити керівникам відділів письмові повідомлення про зміну істотних умов праці (зміна посади, структури, посадових обов’язків) і запропонувати посаду провідного фахівця з датою, з якої планується зміна, з урахуванням вимог стаття 32 Кодексу законів про працю Українистаття 32 Кодексу законів про працю України.

3. Отримати згоду працівників.
   За наявності згоди — взяти заяви про переведення на посаду провідного фахівця з зазначенням дати переведення.

4. Оформити переведення.
   Видати накази про переведення кожного керівника відділу на посаду провідного фахівця, внести зміни до посадових інструкцій, особових карток, за бажанням — запис до трудових книжок.

5. Якщо хтось відмовиться.
   Тоді питання вирішувати окремо: або шукати іншу прийнятну посаду і переведення за згодою, або вже запускати процедуру вивільнення з дотриманням гарантій, передбачених трудовим законодавством.

Ризики / нюанси

Не оформлюйте це як просте перейменування. Через реальну зміну статусу і обов’язків суд може визнати, що фактично відбулося переведення без згоди, що тягне ризик поновлення працівника і стягнення середнього заробітку.

Стежте за строками повідомлення. Якщо дата введення нового штатного розпису надто «стисла», приведіть її у відповідність до дати, з якої реально будуть діяти нові умови, щоб роботодавець міг довести дотримання порядку повідомлення.