Алгоритм видачі оцифрованих трудових книжок працівникам підприємства

Після оцифрування ви можете організувати видачу трудових книжок за загальним наказом по підприємству без індивідуальних заяв, фіксуючи отримання підписами в Книзі, а щодо мобілізованих — діяти через особисте отримання, пересилання поштою за їхньою заявою, видачу представнику за належною довіреністю, а за відсутності такої можливості продовжувати зберігати книжки у роботодавця.

Обґрунтування

1. Обов’язок видати трудові книжки після завершення оцифрування. Після завершення включення відомостей до реєстру застрахованих осіб наявні паперові трудові книжки мають бути видані працівникам особисто під підпис згідно з п. 2 розд. ІІ Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217-IX. Це стосується всіх працівників, чиї трудові книжки ще зберігаються у роботодавця.

2. Загальний наказ без індивідуальних заяв можливий. Норма про обов’язковість заяв у законодавстві відсутня, тому роботодавець може видати один загальний наказ про організовану видачу трудових книжок після 10.06.2026, визначити відповідальних та порядок видачі, а працівники підтверджують отримання підписом у Книзі обліку руху трудових книжок. Такий підхід прямо рекомендований як допустимий варіант організації масової видачі.

3. Рекомендований алгоритм видачі працівникам.

   1. Переконатися, що скани передані до ПФУ (за можливості — опрацьовані).
   2. Підготувати та підписати загальний наказ про видачу трудових книжок працівникам із посиланням на Закон № 1217; ознайомити працівників із наказом під підпис.
   3. Видати трудові книжки: у Книзі обліку руху в графі 12 вказати дату й підставу видачі (наприклад, реквізити наказу), у графі 13 — підпис працівника про отримання.
   4. За потреби, за ініціативою роботодавця, можна додатково брати заяви, але це не є обов’язковою законодавчою вимогою, а скоріше інструментом мінімізації спорів.
   5. Після видачі роботодавець уже не зберігає трудові книжки, облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, а паперова книжка зберігається у працівника згідно зі ст. 48 Кодексу законів про працю.

4. Мобілізовані працівники: способи видачі. Для мобілізованих діють ті ж загальні правила про необхідність видачі трудової книжки після завершення оцифрування:

   • якщо мобілізований може прибути (відпустка, тимчасове вибуття) — видаєте на руки під підпис у Книзі;
   • за письмовою заявою працівника з зазначенням адреси допускається пересилання поштою, при цьому слід дотримуватися вимоги про письмову згоду на пересилання відповідно до п. 4.2 Інструкції № 58;
   • можна видати книжку представнику працівника за належно оформленою довіреністю (нотаріально посвідченою або посвідченою командиром військової частини) з фіксацією у Книзі, що видано за довіреністю;
   • якщо мобілізований фактично не може дати заяву і немає чинної довіреності (зокрема, коли особа вважається зниклою безвісти і трудовий договір не припинено), трудова книжка продовжує зберігатися у роботодавця як така, що належить працівникові, і видавати її родичам без правових підстав не можна.

Організувавши загальний наказ, підписи в Книзі та окремі рішення для мобілізованих, ви коректно виконаєте вимогу про видачу трудових книжок і мінімізуєте ризики спорів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?