Алгоритм обробки трудових книжок: накази та зразки документів

Наразі трудові книжки можна або й надалі зберігати в роботодавця, або видавати працівникам під підпис, орієнтуючись на завершення оцифрування в ПФУ та/або заяви працівників, із фіксацією в наказі і Книзі обліку руху трудових книжок. Основні орієнтири – норми про електронний облік трудової діяльності та правила ведення паперових трудових книжок.

Обґрунтування

1. Коли й чому трудові книжки більше не «обов’язково» зберігати в роботодавця.
З 10.06.2021 запроваджено електронний облік трудової діяльності й передбачено перехідний період для перенесення відомостей з паперових трудових до електронних. Після завершення включення ПФУ відсутніх відомостей «наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис» п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Це означає право й обов’язок у майбутньому передати паперові книжки працівникам.

2. Коли видавати трудові книжки можна вже зараз.
Під час воєнного стану роботодавець самостійно визначає порядок ведення трудових книжок та архівного зберігання за умови забезпечення достовірного обліку роботи і витрат на оплату праці, що дозволяє гнучко організувати видачу книжок працівникам ч. 1 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Тому, якщо працівник просить видати трудову, роботодавець може це зробити, навіть якщо оцифрування ще триває.

3. Чи потрібна обов’язково заява працівника і коли – наказ.
Нормативно прямо передбачений випадок обов’язкової видачі трудової книжки – у день звільнення, з оформленням повідомлення або пересиланням за письмовою згодою працівника п. 4.2 Інструкції №58. Видача діючому працівнику для зберігання зазвичай здійснюється «за заявою» з наступним наказом, а після завершення оцифрування – доцільно видати загальний наказ по підприємству, щоб зафіксувати підставу масової видачі та визначити відповідальних осіб п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217. Це не прямо обов’язок, але практично безпечний варіант організації процесу.

4. Як вести Книгу обліку руху трудових книжок при видачі без звільнення.
Інструкція №58 вимагає ведення обліку видачі трудових книжок у спеціальній Книзі. При видачі без звільнення доцільно в графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» вказувати фактичну дату видачі та посилання на наказ про видачу для особистого зберігання, а працівник розписується в отриманні в окремій графі. Такий підхід узгоджується з вимогою про особистий підпис працівника при видачі після завершення включення відомостей до реєстру п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217.

5. Алгоритм дій роботодавця станом на сьогодні.

6. Орієнтовні формулювання наказів.
Після завершення оцифрування та готовності до масової видачі можна використати таку структуру наказу, посилаючись на закон:
«Керуючись п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», НАКАЗУЮ: 1) Видати працівникам ТОВ «___», трудові книжки яких зберігаються у роботодавця та щодо яких завершено включення відомостей до реєстру застрахованих осіб, їхні трудові книжки на особисте зберігання. 2) Відділу кадрів забезпечити отримання трудових книжок працівниками під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. 3) Контроль за виконанням цього наказу покласти на ____».

Для індивідуальної видачі за заявою доцільно послатися додатково на воєнний стан:
«На підставі заяви працівника та з урахуванням ч. 1 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», НАКАЗУЮ: 1) Видати трудову книжку працівнику ___ для особистого зберігання. 2) Внести відповідний запис до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, отримання трудової книжки працівником засвідчити особистим підписом».

Підсумовуючи, нині роботодавець має забезпечити оцифрування й коректне ведення електронних відомостей, а паперові трудові – видавати працівникам під підпис при звільненні, за заявою або масово після завершення включення даних ПФУ, фіксуючи це наказами та записами в Книзі.