Як підприємству діяти при виклику працівників до ТЦК

Підприємству потрібно виконати вимоги розпорядження щодо оповіщення працівників у повному обсязі та письмово повідомити ТЦК про неможливість їх явки, додавши підтвердні документи. Це мінімізує ризик штрафу для посадових осіб.

Обґрунтування

1. Обов’язок роботодавця виконати розпорядження ТЦК. Відповідно до п. 47 Порядку № 1487, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, у разі отримання розпорядження ТЦК про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів, керівник підприємства зобов’язаний видати наказ про оповіщення, довести його до відома працівників під особистий підпис або належним чином надіслати, та у триденний строк направити копію наказу до ТЦК. Невиконання розпорядження є підставою для накладення штрафу на посадових осіб.

2. Як оповістити працівників, що перебувають за кордоном. Для «відсутніх» працівників (у відпустці, відрядженні, дистанційній роботі, хворобі або фізично поза Україною) Порядок № 1487 передбачає такий підхід: видати наказ про оповіщення та надіслати його копію рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення на адресу реєстрації та/або фактичного місця проживання, яка зазначена в документах військового обліку; зберегти докази направлення та разом з копією наказу надіслати їх до ТЦК у межах 3 днів. Додатково доцільно продублювати оповіщення через погоджені електронні канали (email, месенджери) і згадати про це в листі до ТЦК.

3. Повідомлення ТЦК про неможливість явки та місцезнаходження працівників. Якщо роботодавцю відомо, що працівники перебувають за кордоном і фізично прибути до ТЦК не можуть, потрібно разом з копією наказу про оповіщення направити до ТЦК письмове пояснення про неможливість виконати вимогу щодо явки. До листа варто додати наявні підтвердження: копію наказу про дистанційну роботу або відрядження за кордон, інформацію чи документи про місце перебування, а також копії поштових квитанцій та описів вкладення, що підтверджують спробу оповіщення. Такий пакет документів демонструє, що підприємство виконало свій обов’язок щодо оповіщення й не ухилилося від розпорядження.

4. Фіксація дій для захисту посадових осіб. Розпорядження ТЦК слід зареєструвати в журналі вхідної кореспонденції із зазначенням дати й часу отримання, своєчасно видати та зареєструвати наказ про оповіщення, оформити та зберігати: копію наказу, поштові документи, електронні докази оповіщення, копію листа до ТЦК та відмітку/квитанцію про його відправлення. Це створює доказову базу на випадок перевірки або спроби притягнення до відповідальності за порушення законодавства про військовий облік та мобілізацію.

Коректне оформлення наказу, оповіщення та письмового повідомлення ТЦК з доказами направлення і поясненням про перебування працівників за кордоном є головним інструментом мінімізації ризиків для підприємства.