Чи може директор підписувати документи під час декретної відпустки

Працівниця- директор у відпустці по догляду за дитиною формально може підписувати документи, але це створює суттєві ризики, тому безпечніше передати повноваження іншій особі; «право підпису як засновник на громадських засадах» можливе лише за умови спеціальної моделі управління, заздалегідь прописаної в статуті та внесеної до ЄДР, і це вже не буде її відпусткою як найманого працівника.

Обґрунтування

1. Право підпису директором під час відпустки формально не заборонене. Верховний Суд дійшов висновку, що ані КЗпП, ані Закон про відпустки не містять обмежень щодо виконання працівником своїх функцій за власною ініціативою у період відпустки, і підтвердив чинність документів, підписаних у цей час (Кодекс законів про працю України, Закон України «Про відпустки»). Проте податкові органи і Держпраці часто ставлять це під сумнів і можуть визнавати такі документи дефектними аж до судового оскарження.

2. Під час «декретних» і відпустки по догляду діють окремі ризики із соціальним страхуванням. Допомога по вагітності та пологах і по тимчасовій непрацездатності надається для компенсації втрати заробітку; якщо працівник фактично працює, Фонд може вимагати повернення виплачених сум і штрафу, а роботодавцю можуть донарахувати зарплату за період «роботи у відпустці» на підставі Закону № 1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (ст. 16 та інші норми цього Закону).

3. Безпечна модель — покласти обовʼязки директора на іншого працівника. Рекомендовано: 1) видати наказ про тимчасове виконання обов’язків директора іншим працівником із визначенням строку та доплати, якщо ці обов’язки не передбачені його посадовою інструкцією; 2) у наказі визначити, які внутрішні документи він підписує; 3) для «зовнішніх» документів (договори, акти, звітність) оформити довіреність відповідно до вимог ст. 244–250 ЦКУ; 4) за потреби оформити КЕП та повідомити ДПС про нового електронного підписанта.

4. «Підпис як засновник на громадських засадах» можливий лише за окремою корпоративною моделлю. Цивільний кодекс дозволяє єдиному учаснику управляти товариством безпосередньо без посади директора, якщо це передбачено статутом і внесено до ЄДР (ст. 97 ЦКУ). У такому разі відносини стають корпоративними, а не трудовими, і зарплата не нараховується. Але якщо з нею вже укладено трудовий договір як з директором і вона оформлює відпустку по догляду за дитиною, це ознака саме трудових відносин, і паралельне «громадське» керування суперечитиме цій моделі та створюватиме ризики щодо реальності відпустки.

5. Практичний висновок для вашої ситуації. Якщо зараз директор у трудових відносинах і йде у відпустку по догляду за дитиною до 3 років, найменш ризикований варіант: оформити наказ про тимчасове виконання обов’язків директором іншою особою та видати довіреність / КЕП для підписання зовнішніх документів, а не залишати за нею регулярне підписання документів як найманим директором у період відпустки.

Раціонально все оформити як тимчасове виконання обов’язків іншою особою, а не спиратися на підпис директора в «декреті» або на невизначений статус «засновника на громадських засадах» без зміни моделі управління.