Проблеми з дистанційною роботою через відсутність ознайомлення працівників

Наказ 2022 року краще не використовувати як єдину чинну підставу для дистанційної роботи у 2026 році; роботодавцю варто оформити нові індивідуальні чи групові накази (або договори) і належно зафіксувати ознайомлення працівників, інакше зростають ризики трудових спорів та претензій контролюючих органів.

Обґрунтування

1. Чи можна й далі посилатися на старий загальний наказ
   Стаття 60‑2 КЗпП визначає дистанційну роботу як особливу форму організації праці, для якої мають бути визначені умови виконання роботи, режим, засоби зв’язку, забезпечення обладнанням, тощо, і ці умови слід відтворити в договорі або наказі про дистанційну роботу з конкретним працівником чи категорією працівників, а не лише в загальній «рамковій» вказівці керівника (ст. 60‑2 КЗпП).
   На практиці профільні роз’яснення рекомендують або укладати письмові договори за типовою формою, затвердженою наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913‑21, або в наказі детально прописувати персональний перелік працівників і умови дистанційної роботи, з обов’язковим ознайомленням працівників під підпис. Отже, загальний наказ 2022 року без переліку працівників і без фіксації ознайомлення нинішнього персоналу не забезпечує належного документального оформлення дистанційки для конкретних працівників у 2026 році.

2. Чому важливе підтвердження ознайомлення працівників
   Відповідно до п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, з розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на примірнику документа або спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил).
   Якщо працівник відмовляється від підпису, роботодавець має право скласти акт за участю свідків; такий акт підтверджує факт доведення наказу до відома працівника і захищає роботодавця у разі спору. Відсутність будь‑яких доказів ознайомлення послаблює позицію роботодавця, оскільки працівник може стверджувати, що не знав про запровадження дистанційної роботи, її умови, зміни істотних умов праці тощо.

3. Ризики для роботодавця при відсутності підтвердження ознайомлення
   Для запровадження дистанційки роботодавець має або діяти за згодою сторін (заява + наказ), або, якщо ініціатива від роботодавця і немає умов з ч. 11 ст. 60‑2 КЗпП (загроза епідемії, збройної агресії, надзвичайної ситуації), дотриматися порядку зміни істотних умов праці за ст. 32 КЗпП, з письмовим повідомленням працівників до запровадження нових умов (ч. 3 ст. 32 КЗпП).
   Якщо немає доказів, що працівників було повідомлено й ознайомлено, виникають ризики:

• працівник може оскаржувати зміну умов праці (місця виконання роботи, режиму) як таку, що запроваджена без його відома;
• у спорах щодо оплати праці, обліку робочого часу, простою, прогулів тощо суд може визнати, що роботодавець неналежно оформив дистанційну роботу;
• контролюючі органи при перевірці кадрових документів можуть кваліфікувати відсутність підтвердження ознайомлення як порушення порядку ведення діловодства та обліку праці.

4. Що доцільно зробити зараз (алгоритм мінімальних дій)
   З огляду на ст. 60‑2 КЗпП та на можливість погоджувати форму трудового договору в період воєнного стану за ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136‑IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (ст. 2 Закону № 2136‑IX), варто:

1. Провести інвентаризацію фактичного режиму роботи: хто реально працює дистанційно, хто — в офісі.
2. Для працівників, які продовжуватимуть дистанційну роботу, отримати заяви про встановлення дистанційної роботи (або додаткові угоди) й видати нові індивідуальні чи групові накази із зазначенням конкретних працівників, строку та ключових умов дистанційної роботи за вимогами ст. 60‑2 КЗпП.
3. Ознайомити всіх цих працівників з наказами під підпис або, за домовленістю, через електронні засоби комунікації з фіксацією факту ознайомлення відповідно до ч. 1–2 ст. 7 Закону № 2136‑IX (ст. 7 Закону № 2136‑IX).
4. Для нових працівників у 2026 році одразу передбачати дистанційну роботу або в трудовому договорі, або в окремому договорі/наказі, з дотриманням вимог ст. 60‑2 КЗпП та ст. 24 КЗпП щодо письмової форми, якщо сторони про це домовляються.

Належне переоформлення і фіксація ознайомлення зараз значно зменшить ризики майбутніх трудових спорів та претензій інспекції.