Зміна назви відділу: чи потрібно вносити зміни до документів

Якщо змінилася лише назва структурного підрозділу, а назви посад, трудові функції, робочі місця та інші умови праці працівників залишилися без змін, накази про переведення або переміщення не потрібні. Достатньо наказу з основної діяльності про перейменування підрозділу та приведення кадрових документів у відповідність. А якщо це не переведення, то подавати додаток 4 не треба.

Перейменування структурного підрозділу не є переведенням або переміщенням працівників. Вони продовжують працювати на тих самих посадах і виконувати ту саму трудову функцію у підрозділі, який отримав нову назву.

Частина друга ст. 32 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) визначає, що переміщенням є направлення працівника на інше робоче місце, до іншого структурного підрозділу в тій самій місцевості або доручення роботи на іншому механізмі чи обладнанні в межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором. У наведеній ситуації фактичного переміщення немає – змінюється лише найменування того самого підрозділу.

Якщо наказ про внесення змін до штатного розпису вже прямо передбачає перейменування підрозділу та дату, з якої застосовують нову назву, він може бути достатньою організаційною підставою. Окремий наказ про переведення чи переміщення не видають. Якщо у наказі йдеться лише про затвердження зміненого штатного розпису, доцільно видати наказ з основної діяльності «Про перейменування структурного підрозділу та внесення змін до кадрових документів».

У такому наказі варто зазначити стару й нову назви підрозділу, дату перейменування, доручити відповідальним особам оновити посадові або робочі інструкції, особові картки та інші документи, у яких зазначено стару назву, а також ознайомити працівників із наказом під підпис.

Якщо назву структурного підрозділу було зазначено у паперовій трудовій книжці, зміну можна відобразити окремим записом на підставі наказу про перейменування. Відповідно до ст. 48 КЗпП роботодавець вносить записи до паперової трудової книжки, що зберігається у працівника, на його вимогу. Пункт 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, передбачає зазначення структурного підрозділу у записі про прийняття на роботу. Тому для узгодження записів із чинними кадровими документами доцільно зазначити, наприклад: «Структурний підрозділ «Тваринний комплекс» перейменовано на «Свиноферма»». Це запис про перейменування, а не про переведення.

Наказ про перейменування відділу

Наказ про внесення змін до штатного розпису

Службова записка щодо внесення змін до штатного розпису

Штатний розпис

Раді допомогти, звертайтесь ще!