Як подати документи до ТЦК в умовах дистанційної роботи

Подавати документи до ТЦК виключно в електронному вигляді наразі неможливо.
ТЦК та СП працює із паперовим діловодством, і технічна можливість повноцінного онлайн-звітування (наприклад, через «Дію») для бізнесу ще не реалізована в повному обсязі.

Якщо підприємство фактично веде документообіг дистанційно, а директор перебуває за кордоном, найбезпечніший практичний варіант — наказом директора надати право підпису документів з військового обліку іншому працівнику, який перебуває в Україні.

У наказі варто чітко визначити:

кому саме надається право підпису;
які саме документи ця особа має право підписувати (зокрема повідомлення за Додатком 4 до Порядку № 1487);
строк дії повноважень;
за необхідності — право представляти підприємство під час подання документів до ТЦК та СП.
Найлогічніше надати такі повноваження особі, відповідальній за ведення військового обліку, але це може бути й інший працівник — наприклад, заступник директора.

Сам наказ директор може підписати КЕП через «Вчасно». Оригіналом у такому випадку є електронний документ із накладеним КЕП.

Для подання документів до ТЦК у паперовій формі уповноважена особа роздруковує необхідні документи та підписує їх власноруч як особа, якій директор надав відповідні повноваження.

До документів доцільно додати паперову копію наказу про делегування права підпису, засвідчену відповідно до прийнятого на підприємстві порядку засвідчення копій. У засвідчувальному написі можна зазначити, що копія відповідає оригіналу електронного документа, який підписаний КЕП директора та зберігається в електронній формі.

Таким чином, у ТЦК буде:
1) документ із власноручним підписом особи, яка фізично перебуває в Україні;
2) документ, що підтверджує її повноваження на підписання;
3) можливість за потреби перевірити електронний оригінал наказу та КЕП директора.

Це значно практичніше, ніж намагатися отримати від директора, який перебуває за кордоном, паперовий документ із власноручним підписом і печаткою.

Раді допомогти, звертайтесь ще!