Проблеми з відображенням нового працівника у реєстрі ПФУ

У вашій ситуації зараз достатньо почекати ще кілька днів і паралельно перевірити/подати запит через підтримку «Дії» або застосунок «Резерв+» працівника, адже строки появи працівника в «Дії» нормативно не фіксовані і часто перевищують 2–3 дні навіть за коректних даних у ПФУ.

Обґрунтування

1. Строки оновлення даних між ПФУ та «Дією» прямо не встановлені. Законодавство регулює створення та ведення Реєстру застрахованих осіб і обов’язок роботодавців подавати персоніфіковані відомості до Пенсійного фонду, але не встановлює конкретний строк, коли ці дані мають з’явитися в інтерфейсі «Дії» для бронювання. Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд, а роботодавці подають персоніфіковані відомості про заробіток і трудові події, з яких формується інформація про трудові відносини працівників за статтею 20 Закону № 2464-17. На практиці обмін між ПФУ та «Дією» часто займає 1–3 робочі дні або більше.

2. Обов’язок роботодавця щодо оперативних відомостей ви виконали коректно. Критично важливі підприємства зобов’язані подати відомості до ПФУ не пізніше наступного дня після прийняття працівника на роботу за пп. 4 п. 2 постанови КМУ № 1332-2024. Ви подали оперативні дані 31.08.2026 при прийнятті з 01.09.2026, ПФУ підтвердив коректність і наявність запису в Реєстрі застрахованих осіб, отже, свій обов’язок щодо ПФУ виконано.

3. Що можна зробити зараз з боку роботодавця.

   • Дати системі ще 1–3 робочі дні, щоб дані з Реєстру ПФУ підтягнулися в «Дію».
   • Якщо працівник не з’являється, звернутися до служби підтримки «Дії» (чат-бот, e-mail, онлайн-чат на порталі) з описом ситуації, датами прийняття, подання повідомлень до ДПС і ПФУ, ЄДРПОУ підприємства та даними працівника. Це типовий крок при технічних збоях відображення даних.

4. Що може зробити сам працівник через «Резерв+». У подібних випадках працівнику радять у застосунку «Резерв+» подати запит на виправлення даних щодо місця роботи через меню «Виправити дані онлайн» → «Неактуальне місце роботи». Після відправлення запиту система оновлює відомості, і це часто прискорює «побачення» працівника при бронюванні.

5. Крайні заходи, якщо проблема не зникає тривалий час. Якщо протягом тривалого часу працівник не з’являється для бронювання, а строки бронювання критичні, роботодавці інколи використовують ланцюжок «переведення/звільнення – повторне прийняття» з поданням нових оперативних відомостей, щоб «перезапустити» синхронізацію, але це доцільно лише після звернень до ПФУ та підтримки «Дії» і з урахуванням ризиків для самого працівника.

Наразі ваші дії як роботодавця виконані правильно, тож наступні кроки — звернення до підтримки «Дії» і, за потреби, запит працівника в «Резерв+» щодо актуалізації місця роботи.