Зміна адреси військового обліку: електронний витяг чи паперовий

Для внесення змін до Списків достатньо актуального е-ВОД у «Резерв+» із оновленою адресою, але бажано отримати від працівника роздруківку з QR-кодом; повідомлення про зміну облікових даних (Додаток 4 до Порядку №1487) потрібно подати до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку, додавши до справ внутрішні підтвердження (роздруківку, заяву), і відобразити зміни в Списках та інших документах військового обліку.

Обґрунтування

1. Чи достатньо е-ВОД у «Резерв+» і чи потрібен паперовий витяг. Військово-обліковий документ може бути оформлений в електронній формі або у паперовій формі на бланку, і електронний документ (у тому числі роздрукований) має таку саму юридичну силу, як і паперовий оригінал, що прямо визначено у п. 2 та п. 9 Порядку №559. Для коректного ведення Списків рекомендовано орієнтуватися саме на е-ВОД, оскільки паперові документи, відомості в яких не відповідають даним реєстру, вважаються недійсними, і громадянин у такому разі зобов’язаний сформувати е-ВОД. Практично: усного показу екрана достатньо, щоб переконатися в наявності оновлених даних, але для підтвердження та зберігання на підприємстві доцільно попросити працівника сформувати PDF-версію е-ВОД, роздрукувати її та долучити як «копію військово-облікового документа в електронній формі (у тому числі роздрукованій)».

2. Чи потрібно подавати повідомлення та куди саме. Зміну адреси місця проживання віднесено до змін облікових даних, щодо яких роботодавець повинен: 1) у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів або відображення інформації з е-документів внести зміни до Списків; 2) щомісяця до 5 числа подати до відповідного ТЦК повідомлення про зміну облікових даних за формою додатка 4 до Порядку №1487, про що прямо сказано у п. 34 Порядку №1487. Повідомлення надсилають саме до ТЦК, у якому працівник перебуває на військовому обліку, а не «за місцем реєстрації підприємства» чи в обидва центри. Якщо працівник уже став на облік за новою адресою, повідомлення слід направити до «нового» ТЦК; якщо облік ще не переоформлено і у ВОД зазначений «старий» ТЦК, повідомлення подають до того ТЦК, який зазначений у ВОД.

3. Чи потрібно роздруковувати е-ВОД та відправляти його в конверті. Роздруківка е-ВОД з QR-кодом є оригіналом електронного документа і має однакову юридичну силу з паперовим ВОД, згідно з п. 8-2 та п. 9 Порядку №559. Норми Порядку №1487 не встановлюють обов’язку додавати копії/роздруківки ВОД до повідомлень за додатком 4, тому формально достатньо самого заповненого Повідомлення. Водночас для мінімізації ризиків доцільно: 1) роздрукувати е-ВОД з QR-кодом, 2) зберігати роздруківку в справах військового обліку разом зі Списками, як це вимагає п. 37 Порядку №1487, 3) за потреби додати копію/роздруківку до листа, але це не є обов’язковою вимогою норми.

4. Чи потрібна письмова заява працівника і де її зберігати. Усних відомостей працівника недостатньо для подання офіційного повідомлення про зміну адреси; для підтвердження зміни облікових даних слід мати документ: це може бути як довідка ВПО, так і письмова заява працівника із зазначенням нової адреси фактичного проживання. Така заява підтверджує, що роботодавець діяв на підставі поданих документів, чого вимагає п. 34 Порядку №1487. Оптимально: зберігати заяву в особовій справі працівника, а копію – в окремій справі з військового обліку разом із роздруківкою е-ВОД і копіями надісланих Повідомлень, щоб під час перевірки було чітко видно підстави внесення змін.

5. У які внутрішні журнали, крім Списків, вносити зміни. Крім оновлення Списків персонального військового обліку (додаток 5), роботодавець повинен забезпечити, щоб усі документи військового обліку відповідали актуальним даним, зокрема: 1) внести зміну адреси до відомості оперативного обліку (додаток 12 до Порядку №1487), яка зберігається разом зі Списками згідно з п. 37 Порядку №1487; 2) відобразити факт отримання нових даних та оновлення Списків у журналі звіряння/перевірок, форма якого передбачена додатком 9 до Порядку №1487, щоб у разі перевірки можна було підтвердити, коли і на підставі чого були оновлені відомості. Також доцільно зафіксувати зміну адреси у внутрішніх облікових документах кадрової служби (особова картка, особова справа), щоб інформація про працівника була єдиною у всіх реєстрах підприємства.

Роботодавцю варто зажадати від працівника роздруківку е-ВОД і письмову заяву, оновити Списки та відомість, подати додаток 4 до «актуального» ТЦК і зберігати всі підтвердні документи разом із матеріалами військового обліку.