Коли працівники отримають трудові книжки зі сховища підприємства

Видати працівникам паперові трудові книжки, які зберігаються на підприємстві, можна вже зараз, не чекаючи звільнення, але бажано після оцифрування відомостей ПФУ, а обов’язок видати їх під підпис прямо виникає після завершення Пенсійним фондом включення відсутніх відомостей до реєстру застрахованих осіб.

Обґрунтування

1. Коли роботодавець зобов’язаний видати трудові книжки. У п. 2 розд. ІІ Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217-ІХ передбачено, що після завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Перехідний період оцифрування триває до 10.06.2026, після чого роботодавець має організувати видачу всіх паперових книжок, які ще зберігаються у нього.

2. Чи можна видати раніше завершення всього процесу ПФУ. Закон прямо не забороняє видавати книжки раніше загального «завершення робіт», а, навпаки, дозволяє видавати їх під час дії воєнного стану на підставі ст. 7 Закону №2136-ІХ, якщо роботодавець так вирішить для забезпечення збереження документів. Також, якщо ПФУ вже опрацював скан-копії конкретного працівника, роботодавець може видати йому його книжку не чекаючи завершення процесу по всіх працівниках, зафіксувавши факт видачі під підпис.

3. Практичний момент «коли саме» після 10.06.2026. Закон №1217-ІХ не встановлює конкретного строку, протягом якого після 10.06.2026 потрібно завершити видачу трудових книжок, але формулювання про те, що після завершення робіт книжки «видаються» працівникам, означає саме обов’язок, а не право роботодавця здійснити таку видачу. Тож роботодавець може поетапно видавати книжки з урахуванням того, як ПФУ опрацьовує скан-копії, головне — не залишати їх у себе без потреби, коли оцифрування вже завершено.

4. Як оформити видачу зараз, якщо працівники продовжують працювати. За загальним підходом: 1) бажано отримати від працівника заяву з проханням видати трудову книжку; 2) видати наказ керівника про видачу трудових книжок; 3) внести запис у Книгу обліку руху трудових книжок (типова форма № П-10) із зазначенням дати та підстави видачі; 4) забезпечити підпис працівника в графі 13 Книги про отримання. Такий порядок підтверджує, що роботодавець правомірно виконав вимогу закону щодо передачі книжки під підпис.

Видавати книжки, що зберігаються в сейфі, можна вже зараз за рішенням роботодавця та/або на вимогу працівників, а після завершення оцифрування — це стає обов’язком, який слід оформити під підпис.