Регламент обліку трудових книжок та документи для підтвердження стажу

Паперові трудові книжки після оцифрування доцільно видати працівникам під підпис на підставі Закону про електронні трудові, оформивши заяви, наказ і записи в книзі обліку; при прийомі без паперової трудової книжки працівник має надати паспорт і паперовий витяг «Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб» (витяг з ЕТК), з якого ви орієнтуєтеся щодо його стажу та наявності/відсутності іншого основного місця роботи.

Обґрунтування

1. Після оцифрування паперові трудові підлягають видачі працівникам. Згідно із Законом № 1217-IX після завершення робіт із включення відомостей про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб наявні паперові трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Практично це оформлюють так: працівник подає заяву про видачу трудової, роботодавець видає наказ про передачу трудової книжки працівнику для особистого зберігання та робить запис у Книзі обліку руху трудових книжок (дата, підстава видачі, підпис працівника).

2. Роботодавець більше не зобов’язаний зберігати трудові книжки «нових» працівників. У ст. 48 Кодексу законів про працю № 322-08 передбачено, що для працівників, прийнятих на роботу після запровадження електронного обліку, роботодавець не зобов’язаний приймати й зберігати паперові трудові книжки. Це підтверджує доцільність загального підходу: після завершення оцифрування паперові книжки видають працівникам на руки, фіксуючи факт видачі внутрішніми документами (заява, наказ, книга обліку).

3. Документи при прийомі на роботу замість паперової трудової. За ст. 24 Кодексу законів про працю № 322-08 при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт (або інший документ, що посвідчує особу) та трудову книжку в разі її наявності або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб. У паперовому вигляді це, як правило, роздрукований витяг «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (витяг з ЕТК)», який працівник формує у своєму кабінеті на порталі ПФУ та передає роботодавцю.

4. Як з витягу з ЕТК орієнтуватися щодо іншого основного місця роботи. Витяг із реєстру застрахованих осіб містить інформацію про попередні та чинні трудові відносини, тому за датами початку/закінчення роботи роботодавець може побачити, чи є наразі інше основне місце роботи. Спеціального окремого «паперового підтвердження», що людина ніде не працює, закон не вимагає; достатньо витягу з ЕТК, а самостійно перевіряти по реєстру до подання власного повідомлення про прийняття роботодавець не може.

Дотримання цих кроків забезпечить законне поводження з паперовими трудовими та коректний пакет документів при прийнятті на роботу без паперової книжки.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?