Спочатку оригінали, а потім копії: як заповнювати внутрішній опис особової справи

Як правильно оформляти внутрішній опис по працівнику, особливо як вписувати копії документів?

3

75

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Законодавство не визначає порядку, в якому документи додають до особової справи при її початковому формуванні. Маємо тільки їх перелік. Тож, радимо скористатись зразком – Внутрішній опис документів справи.


Згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила), в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):


  1. заява про прийняття на роботу;
  2. письмовий трудовий договір (контракт);
  3. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
  4. особовий листок з обліку кадрів;
  5. доповнення до особового листка з обліку кадрів;
  6. автобіографія;
  7. копія паспорта;
  8. копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
  9. копія військового квитка (у разі наявності);
  10. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
  11. заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
  12. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
  13. копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
  14. копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
  15. характеристики;
  16. копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
  17. документи з атестації, заява про звільнення з роботи;
  18. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

Тож, головне слідкуйте, щоб в особовій справі були всі документи, визначені Правилами

На початку формування особової справи доцільно додавати документи в тому порядку, як вони зазначені в переліку. В такому ж порядку їх вносите і до опису документів особової справи. Далі дописуйте в опис документ, коли долучаєте його або копію до особової справи.


Шаблони та зразки документів:


Внутрішній опис документів справи


Мінікурси на тему:


Особова справа, особова картка П-2, особовий листок та доповнення до нього: що й коли заповнює кадровик

Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки


Статті та консультації на тему:


Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення – прості форми зі складними проблемами

Особова справа vs договір про матвідповідальність: де зберігати документ

Документи в Особовій справі: від старих до нових чи навпаки

Чи видавати копії документів з Особової справи при звільненні

3

75

23

44820

5

144

8

19268

1

1270

1

49

2

485

2

117

7

1805

5

3609

2

185

6

187

3

49

3

116

3

49

3

57

4

219

3

150

3

781

4

5251