Особова справа, особова картка П-2, особовий листок та доповнення до нього: що й коли заповнює кадровик

1. Особова справа: сукупність документів про працівника
2. Чи обов’язково вести особові справи
3. Особова картка П-2: окремий документ кадрового обліку
4. Особова картка П-2: документ, в якому зібрані всі відомості про працівника
5. Особовий листок з обліку кадрів: відомості на момент оформлення
6. Доповнення до особового листка: як фіксувати кадрові зміни
7. Доповнення до особового листка заповнює кадровик або інша відповідальна особа
8. Чим відрізняються документи
9. Висновки

Особова справа: сукупність документів про працівника

Особова справа – це не окремий бланк, а комплекс документів, що містять відомості про працівника та його трудову діяльність у роботодавця. Її формують поступово та поповнюють новими документами протягом усього періоду роботи працівника.

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Особові справи працівників державної служби формують відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 №64.

До особової справи за Правилами №1000/5 додаються такі документи:

1. Внутрішній опис особової справи.
2. Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт).
3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.
4. Особовий листок з обліку кадрів.
5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
6. Автобіографія.
7. Копія паспорта.
8. Копія облікової картки платника податків (за наявності).
9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності).
10. Копії документів про освіту.
11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.
12. Копії документів, що є підставами для надання пільг.
13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду).
14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.
15. Заява про прийняття за сумісництвом.
16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу.
17. Заява про зміну біографічних даних.
18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
19. Характеристики.
20. Копії документів про підвищення кваліфікації.
21. Копії документів про стажування.
22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).
23. Документи з атестації.
24. Заява про звільнення.
25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Перелік документів залежить від кадрових подій, які відбувалися з працівником. Наприклад, якщо працівника не переводили на іншу посаду та він не проходив навчання, відповідних документів у його особовій справі не буде.

Отже, особова справа – це впорядкований комплекс документів, який відображає трудову діяльність працівника в роботодавця. Її не заповнюють як єдину форму, а формують і поповнюють протягом трудових відносин.

Чи обов’язково вести особові справи

Обов’язкове формування особових справ передбачене не для всіх категорій працівників. Щоб визначити, на кого саме воно поширюється, слід керуватися Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – КП). В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців, тобто на посади, код КП яких починається від 1 до 4. Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, для яких код Класифікатор професій від 5 до 9, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.

Проте, враховуючи неоднозначність у нормативно-правовій базі та можливу наявність пільг у працівників (зокрема, стосовно пенсійного забезпечення у майбутньому), оптимально заводити особові справи на всіх працівників та робітників.

Отже, особова справа – важливий кадровий документ, який доцільно оформлювати для всіх працівників, незалежно від їхньої посади, адже саме так забезпечується повний облік важливої інформації про працівника.

Особова картка П-2: окремий документ кадрового обліку

Особова картка працівника за типовою формою № П-2 – це документ первинного обліку працівника. Її оформлюють окремо на кожного працівника під час прийняття на роботу.

Особову картку П-2 заповнює кадровик або інша особа, відповідальна за ведення кадрового обліку. Відомості до неї вносять на підставі документів, які працівник подав під час працевлаштування, а також кадрових документів, оформлених у період роботи.

Особову картку П-2 не заповнюють лише один раз. Її ведуть протягом усього періоду роботи та за потреби доповнюють новими відомостями.

Наприклад, якщо працівника перевели на іншу посаду, кадровик вносить відповідні відомості до особової картки П-2. Так само відображають відомості про відпустки, підвищення кваліфікації та інші кадрові події, для яких передбачено відповідні розділи форми.

Особові картки П-2 зберігають окремо від особових справ.

Особова картка П-2: документ, в якому зібрані всі відомості про працівника

Особова картка, затверджена наказом №495, на сьогодні не є обов'язковою до застосування. Роботодавець вправі самостійно визначатися з формою кадрового обліку, зважаючи на зміни в законодавстві та власні потреби.

Проте, з огляду на практичність та вимогу ст. 10 Закону про відпустки вести облік відпусток, особова картка залишається важливим документом у кадровому діловодстві, і її заповнення є рекомендованим.

Отже, особову картку формують усі роботодавці на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір. Звісно, якщо як й раніше вбачають потребу в ній.

Що маємо в результаті?

Особова справа – це сукупність документів про працівника, які формують, систематизують і поповнюють протягом періоду його роботи.

Особова картка П-2 – це сукупність відомостей про працівника, які кадровик вносить до встановленої форми на підставі поданих документів і кадрових наказів. Її ведуть та актуалізують протягом усього періоду роботи працівника.

Йдемо далі до особового листка.

Особовий листок з обліку кадрів: відомості на момент оформлення

Вимога щодо обов'язкової наявності особового листка в особовій справі міститься у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.

Отже, особовий листок з обліку кадрів є обов’язковим документом особової справи працівника.

Заповнення особового листка з обліку кадрів передбачено під час оформлення на роботу.

Особовий листок з обліку кадрів – це документ, у якому працівник зазначає відомості про себе, освіту, трудову діяльність та інші дані, передбачені формою.

На відміну від особової картки П-2, особовий листок заповнює сам працівник. Його оформлюють під час прийняття на роботу.

Працівник зазначає відомості, актуальні на момент заповнення. Кадровик перевіряє повноту оформлення документа та за потреби звіряє зазначені дані з поданими документами.

Після оформлення особовий листок долучають до особової справи працівника.

Особовий листок не призначений для постійного оновлення. Якщо працівника перевели на іншу посаду, він здобув нову освіту або пройшов підвищення кваліфікації, особовий листок не переписують і не заповнюють повторно.

Нові відомості відображають у доповненні до особового листка.

Доповнення до особового листка: як фіксувати кадрові зміни

Доповнення до особового листка з обліку кадрів призначене для внесення відомостей, які з’явилися після оформлення особового листка.

У ньому можуть зазначати: переведення на іншу посаду; зміну структурного підрозділу; підвищення кваліфікації; здобуття нової освіти; присвоєння кваліфікації; проходження навчання; заохочення та нагородження; результати атестації; інші відомості, пов’язані з трудовою діяльністю працівника.

Доповнення до особового листка заповнює кадровик або інша відповідальна особа

Відомості вносять на підставі наказів, документів про освіту, сертифікатів, документів про навчання та інших підтвердних документів.

Наприклад, працівника прийняли на посаду інспектора з кадрів. Через два роки його перевели на посаду начальника відділу кадрів. Відомості про переведення кадровик вносить до доповнення до особового листка на підставі наказу про переведення.

Форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.

Чим відрізняються документи

Висновки

1. Особова справа, особова картка П-2, особовий листок і доповнення до нього – це різні кадрові документи, які мають власне призначення та порядок ведення.
2. Особова справа об’єднує документи про працівника, особова картка П-2 містить систематизовані відомості про нього.
3. Особовий листок заповнює працівник, а його відомості відображають стан на момент оформлення.
4. Доповнення до особового листка з обліку кадрів призначене для фіксації змін у трудовій діяльності та особистих даних працівника.
5. Жоден із цих документів не замінює інший, тому кадровику важливо правильно їх оформлювати, вести та зберігати.

Наталія ВОВЧЕНКО, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Особовий листок з обліку кадрів

Особова картка працівника

Внутрішній опис документів справи

Журнал обліку особових справ

Внутрішній опис зведеної особової справи

Мінікурси:

Особова картка П-2: заповнення, виправлення та продовження

Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Статті та консультації на тему:

Особова картка П-2: чи можна не вести

Де і як вести облік відпусток

Особова картка від А до Я: як заповнити

Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Особова картка працівника П-2: де і скільки часу потрібно зберігати

Особова справа: як вести та зберігати

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Відмовляють в доступі до особової справи? Захистіть свої права!

Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Чи долучати до особової справи заяви працівників

Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі