Аудит списків військового обліку перед складанням станом на 01.01: кого вилучаємо, як перевіряємо ВОД і чи потрібне звіряння

1. Кого включаємо до списків
2. Кого не включаємо до списків на новий рік
3. Як перевірити актуальність ВОД
4. Щодо бронювання
5. Чи потрібне внутрішнє звіряння перед складанням списків
6. Чи потрібно повторно звірятися з ТЦК та СП
7. Як перевірити відомість за додатком 12
8. Висновки

Кого включаємо до списків

Персональний військовий облік ведуть за Списками військового обліку (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487), які складають окремо за чотирма групами. Щороку до 25 січня їх підписують і реєструють станом на 1 січня.

Нагадаємо, порожні списки друкувати не потрібно

Отже, порівняйте списки з кадровими документами. Перевірте, чи внесені всі прийняті працівники та чи відображені переведення на інші посади або до інших підрозділів.

Зовнішніх сумісників також включаємо до списків, якщо вони є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами. Те, що їхній військовий облік веде інший роботодавець, не скасовує обов’язків вашого підприємства.

Списки необхідно складати окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок (незалежно від військового звання);
4. четверта – список персонального військового обліку призовників (чоловіків та жінок).

Жінку з офіцерським званням включаємо до третьої групи, а не до першої

Якщо працівнику виповнилося 25 років, а він досі зазначений у списку призовників, попросіть актуальний ВОД. Змінювати групу лише на підставі віку не потрібно – орієнтуйтеся на підтверджений обліковий статус.

Кого не включаємо до списків на новий рік

У поточних списках до кінця року залишають записи про працівників, які у 2026 році були:

1. звільнені;
2. виключені з військового обліку. Окремо перевірте працівників, які досягли граничного віку перебування в запасі. Відповідно до п. 35 Порядку № 1487 їх виключають із військового обліку засобами Реєстру в день досягнення граничного віку;
3. призвані або прийняті на військову службу.

Відповідні відмітки зазначають у графі 18. До нових списків станом на 1 січня цих осіб не включають, якщо на цю дату підстави залишаються чинними.

Як перевірити актуальність ВОД

Перевірте у ВОД:

1. прізвище, ім’я, по батькові та дату народження;
2. РНОКПП або паспортні дані;
3. військове звання та військово-облікову спеціальність;
4. категорію військового обліку;
5. ТЦК та СП, у якому працівник перебуває на обліку;
6. адресу задекларованого або фактичного місця проживання;
7. відомості про відстрочку, бронювання та мобілізаційне розпорядження.

Якщо ВОД утратив чинність або дані змінилися, попросіть працівника надати актуальний документ.

Паперовий ВОД можна використовувати, якщо він залишається чинним. За наявності розбіжностей між паперовим та електронним документами, паперовий ВОД вважається не чинним. У такому разі потрібно отримати від працівника роздруківку електронного ВОД.

Увага! Порядок №1487 не містить умови, що при складання списків ВО потрібно отримати від працівника нову роздруківку ВОД

Проте варто пам’ятати, що строк дії ВОД в електронному вигляді становить не більше одного року з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов’язаних та резервістів (п. 7 Порядку №559).

Тож, при аудиті списків ВО потрібно перевірити чинність роздруківки ВОД. Наприклад, якщо зараз у графі 9 вказано роздруківку ВОД від 11.11.2025 (військовозобов’язаний не має право на відстрочку), то вона вже вважається не чинною, оскільки пройшло більше року від дати її формування. У такому разі потрібно:

1. отримати від працівника нову роздруківку е-ВОД;
2. виправити дані у графі 9 списків ВО, за необхідності – й в інших графах;
3. долучити роздруківку до справи з ВО.

Щодо бронювання

У графі 14 уточніть відомості про бронювання та строк його дії. Зазначають і бронювання, оформлене іншим підприємством, зокрема за основним місцем роботи зовнішнього сумісника.

Інші відстрочки – через навчання, сімейні обставини тощо – не є бронюванням. Таких працівників не враховують у показнику «Заброньовані» відомості за додатком 12.

Чи потрібне внутрішнє звіряння перед складанням списків

Внутрішнє звіряння проводять не рідше одного разу на рік за графіком, затвердженим керівником. Під час нього порівнюють дані списків із ВОД працівників.

Обов’язкової вимоги проводити звіряння саме в грудні немає. Якщо річне внутрішнє звіряння вже проведено, повторювати його лише через складання списків на 1 січня не потрібно.

Проте додаткова перевірка доречна, якщо було багато кадрових змін або виявлено розбіжності. Якщо звіряєте дані за електронним ВОД, він має бути сформований на дату внутрішнього звіряння.

Звертаємо увагу! Окремий акт щодо проведення внутрішнього звіряння Порядок № 1487 не вимагає, а журнал за додатком 9 не заповнюють.

Чи потрібно повторно звірятися з ТЦК та СП

Складання списків станом на 1 січня не є звірянням із ТЦК та СП і не створює окремого обов’язку провести його повторно.

Якщо річне звіряння з відповідними ТЦК та СП уже виконано, кадрові зміни після нього відображають у поточному порядку та надсилають необхідні повідомлення.

Якщо звіряння за рік не проводили, перевірте графік або зверніться до ТЦК та СП для погодження дати. 25 січня – строк оформлення річних списків і відомості, а не строк звіряння.

Як перевірити відомість за додатком 12

У відомості оперативного обліку мають бути актуальні кількісні показники. Саме актуальні, оперативні.

Після звільнення, виключення з військового обліку або призову працівника перестають враховувати у відповідних показниках відомості одразу, не чекаючи кінця року. Водночас запис у поточних списках залишається до завершення року з відміткою. Про це ми говорили вище.

Наприклад, після звільнення одного військовозобов’язаного чисельність у відомості зменшують із 15 до 14, хоча запис про нього ще є у списках за поточний рік.

Висновки

1. Списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку складаємо станом на 01.01.2027, підписуємо та реєструємо до 25.01.2027.
2. До нових списків включаємо всіх працівників, які підлягають військовому обліку, зокрема зовнішніх сумісників, із правильним розподілом за чотирма групами.
3. Звільнених, виключених із військового обліку та призваних на військову службу у 2026 році до списків станом на 01.01 не включаємо.
4. Перед складанням списків перевіряємо актуальність ВОД, правильність відомостей про бронювання та строки дії електронних ВОД.
5. Повторне внутрішнє звіряння та звіряння з ТЦК лише через складання річних списків не потрібні, якщо обов’язкові звіряння вже проведено.
6. Відомість оперативного обліку за додатком 12 оновлюємо одразу після кадрових змін, не чекаючи завершення року.

Шаблони та зразки документів:

Супровідний лист щодо надання документів до ТЦК для проведення перевірки стану організації та ведення військового обліку

Золота колекція «Списки військового обліку 2025/2026, номенклатура справ і графік відпусток – 2026: поради та зразки»

План роботи з військового обліку на 2027 рік

Помічник кадровика «Зразки важливих документів з кадрового та військового обліку для жовтня: норми, повідомлення до ТЦК та накази про відпустки»

Практичний навігатор відповідального за ВО «Документи з військового обліку: чекліст, готові зразки та приклади листів до ТЦК»

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) зі змінами постановою КМУ від 10.06.2026 №812)

Читайте більше:

На яку дату треба роздрукувати списки для звіряння з ТЦК: на 01.01 чи на поточну дату

Які накази з військового обліку потрібно видавати щороку

Не прибули на звіряння до ТЦК за графіком: що робити та як заперечувати штраф

Яку дату звіряння вносити в Журнал за додатком 9

Відстрочка та звільнення з військової служби: які зміни обговорили у Верховній Раді 12 листопада