Такі види наказів у документуванні управлінської діяльності підприємств є відносно новими, а тому вони поки-що відсутні у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Тому під час підготовки цих наказів та їх реєстрації у працівників діловодних і кадрових служб, а також архівних підрозділів (відповідальних за архів) підприємств виникають питання, до якого виду наказів віднести той чи інший розпорядчий документ. Бо від цього буде у подальшому буде залежати правильне його формування у справу та строк зберігання.
Види наказів керівника підприємства
Як відомо, Перелік № 578/5 визначає, що накази керівника підприємства поділяють на три основні групи:
- з основної діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань.
У свою чергу накази з кадрових питань з урахуванням строків їх зберігання поділяють на дві такі групи:
- тривалого зберігання;
- тимчасового зберігання.
Детальніше зупинимося на конкретних випадках віднесення до певної групи наказів, що видаються на підприємстві з питань організації та ведення військового обліку.
Накази з основної діяльності
До наказів з основної діяльності відносять накази, що стосуються напрямків роботи підприємства з важливих питань його діяльності, зокрема, й з питань звітності та планування. Такі накази містять інформацію, що має і культурну цінність для історії підприємства, певного регіону, сфери діяльності та країни в цілому.
Зважаючи на це такі документи мають:
- постійний строк зберігання - для підприємств, які за рішенням архівних установ віднесені до джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) та передають свої документи до державного архіву області, м. Києва, архівного відділу районної державної адміністрації чи архівного відділу міської ради залежно від зони комплектування архівної установи;
- до ліквідації підприємства – якщо у діяльності підприємства за рішенням архівної установи не створюються документи НАФ і підприємство не передає документи на зберігання до відповідної архівної установи.
До таких наказів доцільно віднести й наказ про стан військового обліку на підприємстві за минулий рік та завдання на наступний рік, який видають щороку до 1 лютого відповідно до п. 72 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).
Обґрунтуванням віднесення такого наказу до наказів з основної діяльності може слугувати й те, що такий наказ готують на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану військового обліку в минулому році, а також тим, що в цьому наказі згідно з вимогами Порядку № 1487 визначаються завдання щодо методичного забезпечення військового обліку, підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, інші заходи щодо поліпшення стану військового обліку, а також затверджуються плани перевірок стану військового обліку на підприємствах, які перебувають у сфері управління органу вищого рівня.
Накази з адміністративно-господарських питань
Накази з адміністративно-господарських питань містять управлінські рішення оперативного характеру з організаційного, адміністративного чи господарського забезпечення діяльності підприємства та мають обмежені строки виконання рішень. Такі накази, зазвичай, не мають тривалого практичного значення чи культурної цінності, тому для них Переліком № 578/5 встановлено п’ятирічний строк зберігання.
До таких наказів, зокрема, можна віднести накази:
- про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі - ТЦК і СП);
- про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку.
Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання
Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання регулюють питання, пов’язані з трудовими відносинами, що стосуються виконання обов’язків передбачених трудовим договором та/або посадовою інструкцією, а також додаткових функцій, за виконання яких працівникові встановлюють додаткові фінансові виплати, приміром, надбавки, які у подальшому мають значення для визначення розміру пенсії цьому працівникові. Тому, зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в таких наказах, а також те, що такі накази у подальшому можуть слугувати підтвердженням виплати працівникові додаткових виплат (доплат до посадового окладу) та підготовки підприємством відповідних довідок на запит працівника або його родичів чи органів Пенсійного фонду України, для цієї групи наказів встановленотривалий строк зберігання – 75 років.
До цієї групи наказів рекомендуємо віднести накази:
- про покладання обов'язків із ведення військового обліку;
- про увільнення від роботи працівника у зв'язку із призовом на військову службу;
- про скасування наказу про увільнення працівника у зв'язку із призовом на військову службу.
Накази з кадрових питань тимчасового зберігання
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання регулюють окремі трудові відносини, зокрема, в частині, пов’язані з наданням щорічних основних та окремих видів додаткових відпусток. Такі накази, не мають тривалого практичного значення чи культурної цінності і мають п’ятирічний строк зберігання.
До таких наказів відносять і накази про тимчасове увільнення від роботи зі збереженням посади, робочого місця і середнього заробітку.
Зважаючи на зазначене вище рекомендуємо до наказів з кадрових питань тимчасового зберігання віднести накази:
- про увільнення працівника від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК і СП;
- про скасування наказу про увільнення працівника від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК СП.
Таблиця
Види наказів з питань військового обліку на підприємстві та строки їх зберігання
Олександр ДЕНИСЕНКО,
експерт з питань архівної справи і діловодства,
член Нормативно-методичної комісії Держархівслужби