Що таке структура та штатна чисельність підприємства?
Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України, далі — ГКУ). Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо) — ч. 1 ст. 64 ГКУ.
Отже, кожному підприємству необхідно визначитися зі своєю організаційною структурою та чисельністю штатних працівників. Частіше всього ці моменти підприємство закріплює у своєму штатному розписі. Але на практиці, якщо структура підприємства складна, а чисельність працівників велика, перш ніж затверджувати штатний розпис таке підприємство розробляє та затверджує документ під назвою «Структура і штатна чисельність». А потім уже на підставі цього документа розробляє та затверджує штатний розпис.
Як зазначає Мінсоцполітики у листі від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284, розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 далі — Класифікатор професій). «Структура та штатна чисельність» є саме таким внутрішнім документом, на підставі якого підприємством розробляється штатний розпис.
Відповідно п. 3 гл. 1 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 «Структура і штатна чисельність» належить до організаційної документації.
Також зверніть увагу, що розробка та затвердження «Структури та штатної чисельності» можуть бути передбачені установчими документами юрособи.
Чи обов’язково складати цей документ?
Відразу зазначимо, що обов’язковості складання «Структури і штатної чисельності» законодавством не передбачено. Ані Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП), ані інші нормативно-правові акти не містять вимог щодо складання та затвердження цього документа. Тому підприємство самостійно вирішує, чи варто йому затверджувати «Структуру і штатну чисельність» (але з оглядом на свої установчі документи).
Отже, немає вимог законодавства щодо затвердження «Структури і штатної чисельності», немає і відповідальності підприємства за відсутність цього документа.
Як оформити та які відомості включити?
При оформленні «Структури і штатної чисельності» слід дотримуватись правил, встановлених ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144, далі — ДСТУ 4163:2020.
Крім того, при оформленні цього документа радимо скористатися, для прикладу, уніфікованою формою, яка наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву протоколом від 22.11.2015 № 7 (далі — Збірник уніфікованих форм).
З огляду на пояснення, наведені у Збірнику уніфікованих форм, під час оформлення «Структури і штатної чисельності» слід ураховувати наступні моменти:
- документ оформлюють на загальному бланку юрособи або на стандартних аркушах паперу формату А4;
- датою цього документа є дата його затвердження;
- текст структури і штатної чисельності оформлюють у вигляді таблиці. У таблицю включають такі графи: «№ з/п», «Найменування структурного підрозділу та посад (професій)», «Кількість штатних одиниць»;
- підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
- візує структуру і штатну чисельність керівник кадрової служби;
- у разі погодження структури і штатної чисельності з юридичною особою вищого рівня обов’язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
- особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності).
Також не забувайте, що найменування посад та професій слід вказувати відповідно до Класифікатора професій.
Нижче наведемо зразок «Структури і штатної чисельності».
Хто повинен складати та затверджувати структуру?
Оскільки у законодавстві цей момент не прописаний, то у цьому питанні слід виходити з внутрішніх документів підприємства: насамперед зі службових обов’язків працівників, закріплених у посадових інструкціях, а також правил, встановлених інструкцією з діловодства, затвердженої на підприємстві.
Як випливає з пояснень, наведених у Збірнику уніфікованих форм, проєкт структури і штатної чисельності за дорученням керівника юридичної особи здебільшого складає кадрова служба (особа, відповідальна за роботу з кадрами).
Затверджує цей документ керівник юрособи. Крім того, «Структура і штатна чисельність» може бути затверджена розпорядчим документом — наказом (розпорядженням) керівника юрособи.
При цьому, документ затверджують без погоджень з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
За потреби документ можна погодити з керівництвом юрособи вищого рівня (наприклад, якщо це передбачено установчими документами або внутрішніми документами підприємства).
Як та коли вносяться зміни?
Зміни до «Структури і штатної чисельності» вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи.
Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежена. Отже, підприємство самостійно визначає, коли є необхідність внести зміни в цей документ.
Наприклад, якщо підприємство планує відкриття нового напряму діяльності, та у зв’язку із цим є необхідність ввести в штат декілька нових штатних одиниць.
Як розрахувати необхідну чисельність працівників?
Щоб скласти «Структуру і штатну кількість», підприємству необхідно розрахувати необхідну кількість працівників. Скільки потрібно штатних працівників для нормальної роботи підприємство вирішує самостійно, враховуючи свою специфіку діяльності. На загальному рівні це питання не врегульовано законодавчо. Але роботодавцю слід розуміти, що кількість штатних працівників впливає на умови їх праці. А от це питання вже регулюється нормами КЗпП — главою VI «Нормування праці».
Також слід враховувати, що є різні відомчі документи, на які слід орієнтуватися підприємству при розрахунку чисельності працівників. Наведемо декілька прикладів таких документів:
- Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики від 26.09.2003 № 269;
- Примірний штатний норматив чисельності працівників районного, міського, районного у місті, селищного, сільського центру соціальних служб, затверджений наказом Міністерства соціальної політики від 26.01.2021 № 29;
- Примірні штатні нормативи чисельності працівників центрів соціальної підтримки дітей та сімей, затверджені наказом Міністерства соціальної політики від 07.08.2017 № 1268;
- Норми обслуговування та нормативів чисельності працівників, зайнятих на роботах з експлуатації мереж, очисних споруд, насосних станцій водопровідно-каналізаційних господарств та допоміжних об'єктів на них, затверджені наказом Держкомітету по житлово-комунальному господарству від 06.06.1997 № 39.
Висновки
- Документ під назвою «Структура і штатна чисельність» згідно з вимогами трудового законодавства не є обов’язковим для підприємства, тому відповідальності за його відсутність немає. Проте обов’язок затвердження цього документа може бути передбачений установчими документами або внутрішніми документами підприємства.
- Розробляє «Структуру і штатну чисельність» відділ кадрів або особа, відповідальна за ведення кадрового обліку, а затверджує цей документ керівник підприємства.
- При розробці «Структури і штатної чисельності» підприємство може орієнтуватися на форму та пояснення, наведені у Збірнику уніфікованих форм.
Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland
Шаблони та зразки документів: