(Не)обов’язкове повідомлення про дату початку відпустки
За загальним правилом: конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»). Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове. Водночас повідомлення не буде, якщо відпустка надається поза графіком, тобто за заявою працівника. Це стосується як оплачуваних, так і неоплачуваних відпусток.
Увага! Змін законодавства, щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022)
Форма повідомлення про початок відпустки
На виконання ст. 10 Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки.
Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:
- вид відпустки (щорічна основна, щорічна додаткова);
Увага! Якщо передбачаєте в графіку відпусток інші види відпусток, наприклад, соціальну відпустку на дітей та/або «чорнобильську» відпустку, то, вважаємо, що про конкретну дату початку таких відпусток також слід повідомити. Адже в такому випадку це будуть відпустки, передбачені графіком
- конкретну дату початку відпустки;
- робочий рік, за який надається відпустка;
- тривалість відпустки.
Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.
А чи можна вважати письмовим повідомленням ознайомлення з наказом про надання відпустки? Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.
З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким, власне, ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.
Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2025). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш, ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.
Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)
Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.
Неповідомлення = проблеми
Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки). Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше, зазначеної дати, – може призвести до обов’язкового перенесення відпустки працівника.
Яна Ярошенко, головний редактор сайту kadroland
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про дату початку відпустки
Статті на тему: