Локальні документи – штатний розпис, графік відпусток, ПВТР: що перезатвердити/оновити для 2024 року

Штатний розпис-2024: кому та як оновлювати

Штатний розпис – організаційно-розпорядчий документ, що відображає структуру підприємства, чисельність відділів, працівників та розмір заробітної плати працівника.

Вимога про наявність на підприємстві штатного розпису передбачена ч. 3 ст. 64 ГКУ: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Крім того, за роз’ясненням Держпраці, штатний розпис має бути й у ФОПа з найманими працівниками.

Для бюджетних установ форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Форму штатного розпису для підприємств небюджетної сфери не затверджено. Але звичайні підприємства можуть взяти за основу форму штатного розпису для бюджетних установ, доповнивши її на власний розсуд.

Бюджетні установи затверджують штатний розпис на календарний рік. Звичайні підприємства це питання вирішують самостійно. Отже, на підприємствах приватного сектору штатний розпис можна затвердити на календарний рік, півріччя, квартал тощо.

Зверніть увагу! Період дії штатного розпису можна не зазначати. Якщо такий період не вказано, то штатний розпис діє до моменту внесення змін до нього.

В штатному розписі вказують найменування посад, кількість штатних одиниць і розміри окладів за посадами.

У 2024 році збільшується розмір мінімальної зарплати:

1. з 1 січня – 7 100 грн (у місячному розмірі), 42,60 грн (в погодинному розмірі);
2. з 1 квітня – 8 000 грн (у місячному розмірі), 48,00 грн (в погодинному розмірі).

Крім того, з 1 січня 2024 року збільшується розмір прожиткового мінімуму для працездатної особи. Він становитиме 3 028 грн.

Чи потрібно оновлювати у зв’язку зі збільшенням таких показників штатний розпис з 1 січня 2024 року? 

Все залежить від того, чи прописана умова підвищення окладів через зростання основних зарплатних показників у внутрішніх документах роботодавця (колдоговорі, Положенні про оплату праці). Роботодавець не зобов’язаний встановлювати посадовий оклад у штатному розписі у розмірі, що не менший за мінзарплату. Але потрібно і враховувати мінімальні державні гарантії.

Отже, мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року (ст. 96 КЗпП, ст. 6 Закону про оплату праці). Тож у 2024 році мінімальний посадовий оклад не може бути менше ніж 3 028 грн. 

Проте слід враховувати правила щодо диференціації розмірів окладів. Наприклад, у штатному розписі не можна встановити оклад для усіх працівників і робітників на рівні розміру мінімального посадового окладу. Тож у бухгалтера і водія не може бути однаковий розмір посадового окладу.

Як забезпечити диференціацію розмірів місячних окладів? Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів.

Як правило, на підприємствах застосовують тарифну систему оплати праці. Тарифна система оплати праці включає тарифні сітки, тарифні ставки, схеми посадових окладів, професійні стандарти та кваліфікаційні характеристики (за відсутності професійних стандартів). Тарифна сітка (схема посадових окладів) формується на основі тарифної ставки робітника першого розряду та міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень розмірів тарифних ставок (посадових окладів). Суть її така: щоб визначити розмір окладів (тарифних ставок) за посадами, потрібно мінімальний оклад (тарифну ставку) помножити на відповідні тарифні коефіцієнти.

Підсумовуємо щодо штатного розпису. Якщо на підприємстві розміри окладів прив’язані до МЗП або прожиткового мінімуму для працездатної особи, то у разі зростання таких показників, потрібно визначити нові розміри окладів (тарифних ставок) і відповідно затвердити новий штатний розпис. Крім того, якщо є інші суттєві зміни у штатному розписі, то це теж пряма дорога до затвердження нового штатного розпису для 2024 року.

Графік відпусток-2024: чи у всіх роботодавців він має бути?

У ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП вказано: черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.

Графік відпусток мають складати всі роботодавці, зокрема і ФОПи з найманими працівниками (лист Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 № 191/10/136-15).

На час воєнного стану відповідно до ст. 7 Закону № 2136, якщо роботодавцем провадиться діяльність у районах активних бойових дій, питання складання графіків або встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вирішується роботодавцем самостійно (роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 28.09.2023).

Водночас графік відпусток на 2024 рік має бути затверджений до 5 січня 2024 року. Принаймні так приписує п. 20 Типових правил № 213. Проте на практиці бажано, щоб графік відпусток був розроблений і затверджений до настання нового календарного року.

Форма графіка відпусток законодавчо не встановлена, тому графік відпусток складають у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). 

Існують два варіанти затвердження графіка відпусток: шляхом видання окремого наказу про його затвердження або шляхом його затвердження виключно директором.

Правила ВТР: чи оновлювати у 2024 році?

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) ― обов’язковий для будь-якої юридичної особи організаційний документ, що регламентує організацію праці, зокрема визначає порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників, взаємні зобов’язання керівництва та працівників, режим робочого дня, види заохочень за успіхи у роботі, а також відповідальність за порушення трудової дисципліни.

Наприклад, відповідно до ст. 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб проінформувати працівника про ПВТР або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку.

Зверніть увагу, що ПВТР затверджуються трудовим колективом (ст. 142 КЗпП) та поширюються на всіх працівників, які працюють за трудовим договором на підприємстві, незалежно від статусу (основний, сумісник), строку трудового договору (на невизначений строк, строковий, тимчасовий, сезонний), виду виконуваної роботи, режиму роботи (повний робочий час, неповний робочий час), віку, статі тощо.

ПВТР не мають дублювати КЗпП та інші норми законодавства. Потрібно ці норми конкретизувати. Наприклад, встановити конкретний час початку та закінчення робочого дня, передбачити умови надання відпустки на дітей, якщо на ваш погляд один з батьків обов’язково має надати довідку з місця роботи, що він правом на таку відпустку не користується.

УВАГА! 24 грудня 2023 року набрав чинності Закон № 3494, яким вносяться зміни, зокрема, до КЗпП, Закону про відпустки та Закону № 2136. Деякі норми щодо відпусток, перенесення робочих та вихідних днів тощо роботодавець має передбачити у своїх локальних документах. Наприклад, тепер трудовим та/або колективним договором визначатиметься перенесення вихідних і робочих днів, надання відпусток для підготовки та участі в змаганнях тощо.

Отже, роботодавцю слід буде прописати ці моменти більш конкретно, зокрема, і у ПВТР. Тож після набрання чинності Законом № 3494 подбайте про оновлення ПВТР.

Водночас варто враховувати, якщо у ПВТР у частині надання відпусток відсилає до Положення про відпустки, то й оновлювати саме ПВТР у цій частині не потрібно. Якщо ж у ПВТР згадується про відпустки, то й оновити їх потрібно. Наприклад, якщо у графіку відпусток йдеться про відпустку без збереження зарплати через сімейні обставини тривалістю 15 календарних днів, то слід зробити оновлення у ПВТР, де тепер має фігурувати максимальна тривалість такої відпустки на календарний рік у 30 календарних днів.

Щоб внести зміни або доповнення у ПВТР, керівник приймає відповідне рішення. Далі документ узгоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (або іншим представницьким органом трудового колективу) і виносять погоджений варіант змін на розгляд загальних зборів трудового колективу. І саме трудовий колектив своїм протоколом затверджує ПВТР.

Висновки

1. Підприємства небюджетної сфери складають штатний розпис на кожний календарний рік, зокрема і на 2024 рік.
2. Графік відпусток на 2024 рік складають і затверджують усі роботодавці. Виключення становлять тільки ті, які перебувають у зоні активних бойових дій.
3. ПВТР потрібно оновити через зміни, внесені Законом № 3494.

Нормативно-правове забезпечення

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон про відпустки – Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Закон № 3494 – Закон України від 22.11.2023 № 3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань».

Типові правила № 213 – Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland