
Експерт
Василь ЦиганенкоГоловний редактор текстового контенту kadroland, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування
Працівник просить видалити всі його дані після звільнення: як відповісти кадровій службі?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Видаляти всі дані лише через звільнення не можна: документи, для яких установлено обов’язкові строки зберігання, потрібно зберігати й надалі. Водночас залишати всі інші дані без законної підстави також не можна.
Закон України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» (далі – Закон про персональні дані) передбачає видалення або знищення даних після припинення правовідносин, якщо інше не передбачено законом (п. 2 ч. 2 ст. 15 Закону про персональні дані).
Зберігання для виконання передбаченого законом обов’язку має самостійну правову підставу. Тому навіть відкликання згоди не скасовує такого зберігання (п. 5 ч. 1 ст. 11 Закону про персональні дані).
Строки визначають за видами документів. Зокрема, особові картки працівників зберігають 75 років після звільнення. Це передбачає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Водночас цей строк не поширюється автоматично на всі дані працівника.
Кадровій службі доцільно зареєструвати звернення та перевірити, які дані роботодавець зберігає і навіщо. Дані, для подальшої обробки яких підстав уже немає, потрібно видалити або знищити.
Наприклад, перевірте фото та контакти колишнього працівника на сайті: обов’язок зберігати кадрові документи не дозволяє продовжувати їх публікацію на сайті (ч. 8 ст. 6, ст. 15 Закону про персональні дані).
Вмотивовану вимогу про припинення обробки розглядають протягом 10 днів із моменту отримання. Якщо підстав для задоволення немає, надають мотивовану відповідь. Це встановлюють п. 2.12 та п. 2.14 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08.01.2014 № 1/02-14.
У відповіді зазначте, які дані видалено, а які залишаються, з якою метою, на якій підставі та на який строк. Формулювання можна побудувати так:
Повне видалення Ваших персональних даних неможливе через обов’язкові строки зберігання документів.
Продовжуємо зберігати:
...[перелік документів, строки та відповідні норми].
Дані, підстав для подальшої обробки яких немає, видалено [дата]:
... [перелік]
Шаблони та зразки документів:
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
Протокол засідання експертної комісії
Які працівники підписують зобов’язання про нерозголошення персональних даних
Довідку про розмір пенсії можна отримати онлайн без особистого звернення до Пенсійного фонду. Як замовити документ через особистий кабінет, де знайти потрібну послугу та що зазначити у запиті – в інфографіці

Працівник після звільнення з військової служби має прибути до ТЦК для взяття на військовий облік у п'ятиденний строк. Але чи повинен роботодавець оплатити всі 5 днів або лише день відвідування ТЦК? Адвокатка пояснила, від чого залежить тривалість збереження середнього заробітку та які документи має надати працівник

Висновок ВЛК уже сформований, а військовий облік не припинено. Адвокат пояснила, чому між визнанням непридатності та виключенням з обліку може минути кілька місяців і коли варто звернутися до юриста

Як і де розташувати підписи працівників у документах, з якими вони мають бути ознайомлені? Легше, коли це індивідуальний кадровий документ. А як бути з ознайомленням шістдесяти працівників з одним кадровим наказом? На ці та інші подібні запитання щодо ознайомлення працівників із кадровими документами ви знайдете відповіді у нашій статті

У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16200 про додаткові гарантії для працівників, які фактично працюють на територіях активних або можливих бойових дій. Документ передбачає зміни в оплаті праці, наданні відпусток і зарахуванні страхового стажу. Кого стосуватимуться нові гарантії та за яких умов?

Знайти найближче укриття на карті недостатньо, щоб направляти туди працівників під час небезпеки. У ДСНС пояснили, чому бізнесу потрібно узгодити використання споруди з балансоутримувачем та які умови мають бути виконані

У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16197, який пропонує уточнити порядок виконання рішення про поновлення працівника на роботі. Що саме хочуть змінити для роботодавців і працівників – розповідаємо далі

Народні депутати пропонують дозволити бізнесу самостійно вирішувати, чи продовжувати роботу під час жовтого рівня повітряної загрози. Таку ініціативу викладено у проєкті постанови ВРУ від 27.10.2026 №16191

З 2026 року для окремих роботодавців діє спеціальний норматив 2% для працевлаштування осіб з інвалідністю. Як визначити кількість робочих місць, кого можна зарахувати до виконання нормативу та який внесок сплачувати за невиконання – розбираємось у правилах

Федерація роботодавців України направила Мінекономіки пропозиції щодо вдосконалення нових правил бронювання. Серед них – перегляд строків розгляду документів Координаційним центром, продовження чинності рішень про критичність та зміна підходу до скасування критеріїв. Що саме пропонує бізнес?

Кабмін оновив правила роботи експериментального проєкту «Обрій». Зокрема, передбачив інтеграцію системи з Реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів, залучив до проєкту Держпраці та її територіальні органи й уточнив порядок роботи електронних кабінетів. Що ще зміниться в цифровій системі ринку праці та які нововведення передбачає постанова КМУ від 28.10.2026 № 1345?

Як діяти якщо в журналі реєстрації вихідної кореспонденції пропущено 100 номерів? Секретар реєструвала листи і зробила помилку - після номеру 1889 вказала наступним номер 1990 і далі продовжила нумерацію 1991,1992.... Виявили помилку тільки через тиждень. Після того вже багато листів було зареєстровано. Як правильно вийти з ситуації?

Із 30 жовтня 2026 року Держстат застосовує новий порядок оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення у сфері статистичної звітності. Інструкція визначає, як складатимуть протоколи за неподання або несвоєчасне подання звітів, у які строки розглядатимуть справи та коли потрібно сплатити штраф. Що має знати роботодавець і які порушення загрожують адміністративною відповідальністю?

Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору
