Професії від Kadroland.Academy

Звільнення та персональні дані: що видалити, а що зберігати

Працівник просить видалити всі його дані після звільнення: як відповісти кадровій службі?

4

47

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Видаляти всі дані лише через звільнення не можна: документи, для яких установлено обов’язкові строки зберігання, потрібно зберігати й надалі. Водночас залишати всі інші дані без законної підстави також не можна.


Закон України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» (далі – Закон про персональні дані) передбачає видалення або знищення даних після припинення правовідносин, якщо інше не передбачено законом (п. 2 ч. 2 ст. 15 Закону про персональні дані).


Зберігання для виконання передбаченого законом обов’язку має самостійну правову підставу. Тому навіть відкликання згоди не скасовує такого зберігання (п. 5 ч. 1 ст. 11 Закону про персональні дані).


Строки визначають за видами документів. Зокрема, особові картки працівників зберігають 75 років після звільнення. Це передбачає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Водночас цей строк не поширюється автоматично на всі дані працівника.


Кадровій службі доцільно зареєструвати звернення та перевірити, які дані роботодавець зберігає і навіщо. Дані, для подальшої обробки яких підстав уже немає, потрібно видалити або знищити.


Наприклад, перевірте фото та контакти колишнього працівника на сайті: обов’язок зберігати кадрові документи не дозволяє продовжувати їх публікацію на сайті (ч. 8 ст. 6, ст. 15 Закону про персональні дані).


Вмотивовану вимогу про припинення обробки розглядають протягом 10 днів із моменту отримання. Якщо підстав для задоволення немає, надають мотивовану відповідь. Це встановлюють п. 2.12 та п. 2.14 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08.01.2014 № 1/02-14.


У відповіді зазначте, які дані видалено, а які залишаються, з якою метою, на якій підставі та на який строк. Формулювання можна побудувати так:

Зразок

Повне видалення Ваших персональних даних неможливе через обов’язкові строки зберігання документів.


Продовжуємо зберігати:

...[перелік документів, строки та відповідні норми].


Дані, підстав для подальшої обробки яких немає, видалено [дата]:

... [перелік]


Шаблони та зразки документів:


Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Протокол засідання експертної комісії


Схожі публікації:


Які працівники підписують зобов’язання про нерозголошення персональних даних

Згода на обробку персональних даних: де зберігати

Василь Циганенко

Експерт

Василь Циганенко

Головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування

4

47

3

40

2

12

1

56

5

99

2

65

2

55

4

218

1

79

2

166

1

123

3

164

1

114

1

38

4

121

2

92

5

164

2

66

4

100

3

114